Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 1. - Ember Győző: Levéltári rendeltetés – levéltárosi hivatás / 3–20. o.

12 Ember Győző szövetségi kormánynak központi és területi szervei, amelyek most e levéltár gyűjtőkörébe tartoznak, saját maguk őrizték irataikat. A központi levéltár neve 1949 óta National Archives and Records Service, azaz Nemzeti Levéltár és Irat Szolgálat. Már ez a név jelzi, hogy a National Archivesnek levéltári rendeltetése mellett van egy másik rendeltetése is: az irat-szolgálat. Levéltári rendeltetése a kormány szerveiről évente — éppen a National Archives által — közzétett szervezeti kézikönyv hivatalos meghatározása szerint az, hogy a szövetségi kormány iratai közül kiválassza, megőrizze és a kormány, valamint a köz számára hozzáférhetővé tegye a folyó ügyvitelből már kivont maradandó értékűeket. Irat-szolgálati rendeltetése pedig az említett kormány szervezeti kézikönyv szerint az, hogy a szövetségi kormányszervek írásbeli munkáját és a folyó ügyvitelben még használt iratainak a kezelését jobbá tenni segítsen.* E kettős rendeltetésen kívül feladatai közé tartozik még, hogy a kormánynak meghatározott hivatalos kiadványait — törvényeket, törvényerejű rendeleteket, az elnöki iratokat stb. — kiadásra előkészítse, továbbá, hogy a már említett elnöki könyvtárakat igazgassa. Ez utóbbi feladatok közül a második, az elnöki könyvtárak igazgatása, a levéltári rendeltetéshez tartozónak tekinthető, hiszen ezek a könyvtárak levéltári iratokat is őriznek, a kormány egyes tagjainak, valamint egyéb nevezetes személyeknek a személyi iratait. A kormány egyes hivatalos kiadványainak kiadásra való előkészítése sajátos feladata a National Archivesnek, amely sem levéltári, sem irat-szolgálati rendeltetéséhez szorosan Пет tartozik. Mint iratközlés azonban bizonyos vonatkozásban levéltári munkának és irat-szolgálatnak egyaránt tekinthető. Nyilván ezen az alapon lett a National Archives feladata. A National Archives rendeltetésének fentebb idézett meghatározása ugyanazt mutatja, amit a levéltár címe is jelez, hogy ti. az Egyesült Államok szövetségi kormányszerveinél az írásbeli munka javításának, jobbá tételének a gondját az ország központi levéltárára bízták. Az írásbeli munka, a paperwork az írásbeli ügyvitel minden részét jelenti, hozzátartozik a szűkebb jelentésű iratkezelés, a records management, és azon belül az irattározás is. Nem kell bővebben fejtegetni, hogy ez a második rendeltetés, az irat-szolgálat, milyen pluszt jelent a levéltár és a levéltárosok munkájában, mennyiségileg és minőségileg egyaránt. És ez a plusz a gyakorlatban még az eddig említettnél is többet jelent, A National Archives ugyanis nemcsak azt a megbízást kapta, hogy a szövetségi kormányszervek írásbeli munkáját jobbá tegye, hanem azt is, hogy ezeknek a kormányszerveknek a központi irattárait igazgassa. Az Egyesült Államok szövetségi kormányszerveinél általában az a gyakorlat alakult ki, hogy központi irattározás nincsen, az iratok nem kerülnek központi irattárba, hanem vagy az egyes részlegek, vagy pedig az egyes dolgozók őrzik őket addig, amíg a folyó ügyvitelben még szükség van rájuk, amíg még current record* The National Archives and Records Service is responsible for selecting, preserving, and making available to the Government and the public the permanently valuable non-current records of the Federal Government and for promoting improved current records management and paperwork practices in Federal agencies. — United States Government Organization Manual 1967—68. 474. 1