Levéltári Közlemények, 39. (1968)

Levéltári Közlemények, 39. (1968) 2. - Borsa Iván: Mikrofilm publikáció : forráspublikáció mikrofilmen / 177–197. o.

184 Borsa Iván és címét kell felvennie,

15 A kész filmet — negatívot és pozitívet egyaránt — azután az előkészítésben meghatározott tekercsekre szét kell vágni. Az így keletkező tekercsek minden esetben a filmre vett állagnak együvé tartozó kisebb egységeit foglalják magukba, s lehetővé teszik, hogy egy mikrofilm publikáció esetleg több száz (egyes esetekben néhány ezer) tekercse közül az érdeklődő csak az őt közvetlenül érdeklőt rendelje meg, s a rendelést kielégítő levéltár sem kényszerül arra, hogy a 30 métert meg nem haladó rendelést két különböző tekercsről másolja le. Az előkészítő műveletben jelentős levéltárosi feladat a mikrofilm kiadvány címlapjának megállapítása, a kiadvány bevezetésének megírása, az egyes tekercsekhez esetleg szükséges jegyzetek és az ún. pamphlet elkészítése. A kiadvány címlapjának első eleme, a kiadvány törzsszáma (lásd előbb). A tetszőlegesen kiválasztott, általában magasabb levéltári egység (fond, állag, sorozat, esetleg kisebb-nagyobb tárgyi egység) a sorozaton belül soron következő számot kapja. Ez az azonossági szám jelzet szerepet tölt be, mert pl. rendelés feladásakor nem szükséges a cím közlése, elegendő a törzsszám megjelölése. Ha a mikrofilm publikáció alapját jelentő levéltári egységet nem vették első alkalommal teljes terjedelmében filmre vagy utólag kiegészítés érkezett hozzá, a további felvételezés az előző kiadvány folytatásának tekintendő, s így a törzsszám változatlan marad Pl. a General Accounting Office (Főszámvevői Hivatal) iratai közt levő kincstári számadásokról készített mikrofilm publikáció törzsszáma M—235. Az 1966. évi mikrofilm kataíógu« szerint az évkor 1790—1835, terjedelme 860 tekercs (ára 5050 dollár). A katalógus 1967 augusztusi pótfüzete a számadásokról készített publikáció évkorét már 1790—1840-ben jelöli meg, vagyis további 5 év anyagának filmezése történt meg, s a terjedelem 1160 tekercsre növekedett (ára 6613 dollár), a törzsszám viszont változatlanul M—235 maradt.

1

® A címlap második eleme a mikrofilm publikáció címe. Az említett munkautasítás szerint a címnek pontosnak és jól meghatározónak kell lennie. Meg kell jelölni a filmre vett iratok típusát (pl. correspondance, letters, annual reports, lists, records), az iratokat létrehozó szerv vagy személy nevét, az iratok évkorét és az azonosításhoz még szükséges esetleges egyéb adatokat. A kiadvány címe természetesen szintén állandó, de ha újabb felvételezés kapcsán az derül ki, hogy a cím hiányos vagy hibás, a továbbiakban új címet kap. Pl. az imént említett M—235-ös kiadvány címe 1966-ban még Miscellaneous Treasury Accounts of the General Accounting Office (A Főszám vevői Hivatal vegyes kincstári számadásai) volt, amit 1967-ben Miscellaneous Treasury Account of the First Auditor of the Treasury Department-re (A kincstár első könyvvizsgálójának vegyes kincstári számadásai) változtattak. Állandó eleme még a címlapnak a levéltár pecsétje (emblémája), a levéltár teljes címe, amely egyszersmind az államapparátusban elfoglalt helyét is mutatja: THE NATIONAL ARCHIVES NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS SERVICE GENERAL SERVICES ADMINISTRATION «s végül a kiadás helye (Washington) s a kiadás éve. A címlap az egész mikrofilm publikáció címlapja, s a publikáción belül minden egyes tekercs elejére is ez kerül, de ilyenkor változó elem a tekercs sorszáma és a tekercs tartalmának rövid megjelölése (pl. a kötet sorszáma, időrendezett iratok időhatárai, ábécé-rendezett íratok betűhatarai, tárgyi rendezés esetében a tekercsben levő tárgyak). 15 List of National Archives Microfilm Publications 1966. Washington 1966. — Supplement to the List of National Archives Microfilm Publications 1966. Washington, August 1967. 16 Egyes mikrofilm kiadványok törzsszáma — bizonyára alapos indokok alapján — megváltozna tik. A National Archives 1966. évi mikrofilm-katalógusában (68. 1.) a Népszámlálási Hivatal (Bureau of the Census) iratai között a kilencedik, 1870-ben lezajlott népszámlálás iratairól készült mikrofilm publikációt T—8-as jelzettel 441 tekercsben 3374 dollárért kínálják. Az 1967 augusztusában kiadott pótfüzet ugyancsak a Népszámlálási Hivatal iratai között az 1870-es népszámlálás iratairól készült mikrofilm publikáció jelzetét M—59.3-nak írja, amelynek terjedelme 1748 tekercs, ára pedig 12711 dollár. Hogy miért változott meg az 1870-es népszámlálás filmjeinek törzsszáma, erre a katalógusokból — sajnos — nem kapunk választ.