Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

154 Szűcs László A központi irányítás és az egyes intézmények helyi érdekeinek, igényeinek összeegyeztetésére kínál lehetőséget a minden egyes intézmény által kötelezően készítendő iratkezelési szabályzat. Az iratkezelési szabályzatok elkészítéséről részletesen intézkednek az irányelvek. E szerint a miniszter, illetve országos hatáskörű szerv vezetője, adja ki a minisztérium, illetve országos hatáskörű szerv iratkezelési szabályzatát, s a felügyelete alá tartozó más szervek iratkezelési mintaszabályzatait. Ez utóbbi alapján készítik el az egyes állami szervek a saját iratkezelési szabályzatukat. E szabályzatokat az illetékes levéltárral egyetértésben kell majd az irányelvek szerint elkészíteni. Az iratkezelési szabályzatnak kell tartalmaznia az iratok biztonságos megőrzésének módjára, irattári terv alapján való rendszerezésére, nyilvántartására, segédletekkel való ellátására, irattározására, selejtezésére és levéltárba történő átadására vonatkozó előírásokat. Ezekben az előírásokban — a központi irányítás és a helyi igények szintetizálódásának már kiemelt jelentőségén, valamint a levéltárak e kérdések rendezésébe való megfelelő szinten való bekapcsolásán túl — az irattári terv készítésének a megjelölése új és kétségkívül a leglényegesebb mozzanat. Az irattári terv, illetve az iratok ennek alapján kialakítandó csoportosítása kínál lehetőséget az iratkezelési rendszerekkel szemben fokozódó erővel jelentkező tájékozódási igény, illetve másrészt a felesleges iratok könnyű kiselejtezhetőségére irányuló igény íelegitesere. Az irányelvek kimondják, hogy az irattári tervben azokat a tárgyi iratcsoportokat kell rendszerbe foglalni, amelyek szerint a szerv iratait csoportosítani kell, továbbá, hogy az irattári tételeket a szerv ügyköreinek és szervezetének figyelembevételével úgy kell kialakítani, hogy az ügyvitel gyakorlati érdekeit szolgálják (tehát biztosítsák a gyors tájékozódást) és az iratselejtezést is messzemenően megkönnyítsék. Az elmondottak után, azt gondolom nem kell külön kiemelnem, hogy az iratanyagban való tájékozódás szempontjából milyen nagy előrelépést jelentene az irattári tervek elkészítésének kötelező bevezetése. Arról viszont, úgy hiszem szólni kell, hogy mit jelentene ez az iratselejtezések megszervezése és lebonyolítása szempontjából, a jelenleg érvényben levő előírásokhoz képest. Mindenekelőtt megkímélné a szerveket a selejtezési ügykörjegyzékek összeállításától (a levéltárakat ezek felülvizsgálatáról) és az ezek alapján — a jelenlegi iratkezelési rendszerből következően — végrehajtandó darabonkénti — selejtezés szempontjából való — iratértékeléstől. Az irányelvek ugyanis előírják, hogy „az irattári tervben fel kell tüntetni, hogy mely irattári tételek nem selejtezhetők, illetve, hogy a selejtezhető irattári tételeket ügyviteli érdekből meddig kell megőrizni", továbbá, hogy „az irattári tervben fel kell tüntetni a nem selejtezhető irattári tételek levéltárba adásának határidejét." így, ha az irattári tételek kialakításánál az iratok selejtezhetőségének szempontjára kellő figyelmet fordítunk, a selejtezési eljárás lényegében csupán a megfelelő irattári tételek kiemelésére szorul. Ezeknek a kérdéseknek a gondos szabályozása mellett az iratok iktatásáról és segédletekkel való ellátásáról szólva az irányelvek csupán a szerv gyakorlati igényeinek messzemenő figyelembevételét hangsúlyozza, tág lehetőséget biztosítva a helyi körülmények diktálta megoldásoknak. Tulajdonképpen ezek azok a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya által kidolgozott irányelvekben szereplő leglényegesebb pontok, amelyek megfontolt s biztos előrelépést hozhatnának a magyarországi iratkezelés kérdé!.