Levéltári Közlemények, 38. (1967)
Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.
Iratkezelési problémák 151 A megvizsgált ötven szerv iratkezelése azt mutatja, hogy túlságosan — és elsősorban — a központosítás nyomja rá a bélyegét az iratkezelésükre. Még ott is, ahol bizonyos decentralizálást figyelhetünk meg, tulajdonképpen szervezeti egységenkénti központosításról beszélhetünk, hiszen a decentralizálás elvét következetesen nem hajtják végre. Ezt bizonyítja, hogy az iktatási rendszer megválasztásával nagyon kevés helyen élnek a főosztály, illetve osztály kereten túlmutató lehetőségeket kínáiló iktatási rendszerekkel. Az iktatási rendszer megválasztásánál nem mennek elébe az irattár felé irányuló igénynek, annak, hogy gyors tájékozódásra adjon lehetőséget. A megvizsgált szervek túlnyomó része ezért irattározhat csak központilag, és ezért feltűnően nagyszámú a sorszámok szerinti irattározás, viszonylag kevés az ügykörönként! tájékozódás felé mutató tételbeosztású irattár s elenyésző a tárgyi csoportosításra épülő irattári rendszer. Az iratkezelés terén uralkodó központosítási szemléletnek az oka egyébként abban keresendő s — a régi hagyományokban rejlő nehézségi erőt leszámítva — található, hogy 1956-ban, amikor a csoportszámos, tehát a tájékozódás szempontjait előtérbe helyező iratkezelési rendszer megszűnt, a korábbi, de még ekkor és ez után is ható korszellemnek megfelelően, az iratkezelési kérdések új rendezésénél a biztonsági szempontok kerültek túlsúlyba. Ennek a jegyében keletkeztek a tanácsi szervek iratkezelését szabályozó rendeletek, 10 de hatásuk megfigyelhető a tanácsi szervektől távol eső intézményeknél is. Az iratkezelés terén jelenleg uralkodó végtelen tarkaság, ami nemcsak szinte minden egyes intézménynél más és más rendszer érvényesülését jelenti, hanem az esetek jelentős részénél egy-egy intézményen belül is a legnagyobb változatosságot mutatja, természetesen egyáltalán nem szolgálja a biztonsági, megőrzési szempontok érvényesülését. Ezek áttekintése is jelentős munkát igényel s szinte lehetetlenné teszi az iratkezelés ellenőrzését. Csak rontja a helyzetet az a körülmény, hogy mivel a tárcák, illetve az intézmények vezetőinek hatáskörébe van utalva e kérdés rendezése, nagy lehetőség van az iratkezelés helyi jellegű gyakori ''átszervezésére. Az iratkezelési rendszer rövid időnkénti átszervezése pedig önmagában is bizonytalan helyzetet teremt e területen, s ez természetesen megintcsak nem segíti az iratok biztonságos megőrzésének érdekét. A tájékozódási szempont érvényesülése oldaláról, az előadottak után úgy érzem nem is kell ismételten értékelni a helyzetet. A jelenlegi viszonyok mellett az irattárak jelentős részét az intézmények nem használhatják, egyszerűen azért, mert belátták, hogy ezek nehézkessége folytán operatív munkájukhoz nem képesek hatékony segítséget nyújtani. A felesleges iratok könnyű kiválasztásának és selejtezésének terén sem javult a helyzet a csoportszámos iratkezelési rendszer kötelező alkalmazásának 1956ban történt felszámolása utáni időben. Általában a legnagyobb problémát jelenti egyrészt a felesleges iratok hónapokat igénybe vevő kiselejtezési munkájának megszervezése, másrészt az óriási tömegben keletkező újabb és újabb évfolyamú 10 Az 1028/1963. (XII. 17.) korm. sz. határozat végrehajtása érdekében kiadott 5/1963. (TK 78.) KE sz. utasítás és mellékletei. Ennek bírálatát lásd: Vágó László: Az ügyiratkezelésről. Állam- és Igazgatás 1962. március; Jánosi Ferenc jelentése a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya számára a tanácsszervek ügyiratkezeléséről. (Kézirat.)
