Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

150 Szűcs László 18 szervnél 11 ».» 20 18 J» 3 >» 2 5> 24 í> 2 )» 44 » 6 >> központilag iktatnak: központilag iktatnak, de szervezeti egységenként: decentralizáltan iktatnak: sorszámosan iktanak: alszámosan iktatnak: lajstromosan iktatnak: alapszámosan iktatnak: tárgyi csoportosítás szerint iktatnak: központilag irattároznak: osztályonként irattároznak: az irattári rendszer csak a sorszámokra épül: 9 „ az irattári rendszer tárgyi szempontokat vesz figyelembe szervezeti egység szinten: 20 „ az irattári rendszer tárgyi szempontokat vesz figyelembe szervezeti egység szinten és tételeket is ismer: 17 „ az irattári rendszer tárgyi szempontokat vesz figyelembe szervezeti egység szinten és tárgyi csoportosítást alkalmaz: 4 „ ::

'

:;

'

::

" A vizsgálódás eredményeinek összegezéséhez tartozik annak a rögzítése is, hogy az iratok ügycsoportok, vagy tárgyi elemek szerinti osztályozásának figyelembevételére elsősorban a gazdasági és a politikai irányító szerveknél s főleg az újabban szervezett intézményeknél mutatkozik nagyobb hajlandóság. Ezzel szemben a gyakorlati élet követelményeivel számolni kevésbé kényszerülő és régebbi szervezésű s így iratkezelés terén hagyományokkal rendelkező hivatalok ragaszkodnak a tárgyi elemek figyelembevételére alkalmatlan konzervatív iratkezelési rendszerekhez. Ezek megállapításakor azonban egyben már rá is tértem a vizsgálódás eredményeinek értékelésére. Tovább haladva ezen az úton, kénytelen vagyok megállapítani, hogy a megvizsgált szervek jelentős részénél a kétszáz évvel ezelőtti, túlnyomó részüknél pedig a száz évvel' ezelőtti követelményeknek megfelelő szinten rendezték ezeket a kérdéseket. Valójában modern iratkezelést pedig — egyes szervek, illetve ezek egyes osztályainak tiszteletreméltó kivételétől eltekintve — tulajdonképpen seholsem alkalmaznak. * Tarkítja ezt a képet, hogy egy szerv egyáltalán nem, két szerv pedig egyes osztályain nem ismeri az iktatást és még több szerv egyes iratfajtákat nem iktat. Kilenc szerv minden osztályának, egy szerv pedig egyik szervezeti egységének az iratait beérkező és kimenő levelek szerint külön iktatja. *.* A meglehetősen elterjedt alapszámos iktatás mellett tíz szervnél egyes osztályokon más iktatást is alkalmaznak. így egy szervnél sorszámos, ötnél alszámos, egynél lajstromos, háromnál pedig tárgyi csoportosításon alapuló csoportszámos iktatási rendet. *** Irattározás terén meg kell említeni, hogy egy szervnél, mely egyébként központilag irattároz, egy szervezeti egység nem adja át iratait a központi irattárnak, három vállalatnál pedig a központi irattár mellett az osztályokon is őriznek bizonyos iratfajtákat. Meg kell jegyezni, hogy egy szervnél bár az irattározás rendszere a szervezeti egységenkénti csoportosítás, bizonyos iratfajták esetében megtörik ezt az elvet és ezeket nem szervezeti egységenként, hanem iratfajtánként irattározzák.