Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

Iratkezelési problémák 147 Az irattározási rendszert további szempontok szerint vizsgálva azt tapasztaljuk, hogy négy minisztérium az alapszámosan, illetve sorszámosan kezelt iratait minden további tagolás nélkül ezeknek a számoknak a növekvő sorrendjében őrzi. Csupán szervezeti egységekkénti elkülönítés szintjén tagolja hat minisztérium az iratanyagát az irattárban. Tételbeosztást — a szervezeti egységekként! felosztáson túl — egy minisztérium alkalmaz. Csupán három minisztérium alkalmaz tárgyi szempontokat messzemenően figyelembe vevő iratkezelési rendszert. Ez viszont azt jelenti, ha összevetjük ezt az adatot az alkalmazott iktatási rendszerekről mondottakkal, hogy egy minisztériumban, jóllehet az iktatási rendszere nem ismeri a tárgyi szempontokat, ezt utólag, az irattárban történő átrendezésnél érvényesítik. v A minisztertanács alá rendelt négy országos hatáskörű irányító szervnél nézve ugyanezeket a kérdéseket, azt látjuk, hogy három szerv egységes, egy pedig szervezeti egységei szerint változó iratkezelési rendszert alkalmaz. Ezek közül három központilag iktat és egy iktat csak decentralizáltan, azaz szervezeti egységenként. Az iktatási rendszert tekintve két szerv alszámos, kettő pedig alapszámos rendszert alkalmaz. Meg kell azonban jegyezni, hogy az alapszámos iratkezelési rendszert alkalmazó szervek is bizonyos iratokat alszámosan iktatnak. Az irattározás mind a négy szervnél központilag történik. Az irattározási rendszert nézve: két szerv az alapszámok, illetve, bizonyos alszámosan iktatott iratok esetében ezek főszámainak növekvő rendjében — tehát a tárgyi elem bármifokú figyelembevétele nélkül, két szerv viszont az egyes szervezeti egységek iratanyagát egymástól elkülönítve, s csak ezeken belül a számok növekvő rendjében őrzi. A két jogszolgáttató szerv mindegyike bizonyos fokig különböző iratkezelési rendszert alkalmaz egyes szervezeti egységeinél. Mindkettőnél decentralizált az iktatás, bár az egyiknél több osztály iratait együtt iktatják. Az iratok túlnyomó részét mindkét szervnél lajstromos, bizonyos iratukat azonban csoportszámos rendszer szerint iktatják. Az irattározás mindkét szervnél központilag történik, de míg az egyik szervnél szervezeti egységenként külön rakják le az iratokat, a másiknál — már annak következtében is, hogy több osztály együtt iktat — a lajstromosan iktatott iratokat együtt is kezelik. A csoportszámosán iktatott iratoknál azonban a tárgyi szempontok jól érvényesülnek az irattározásnál is. Az öt országos hatáskörű ipari irányítószerv közül háromnál egységes, kettőnél viszont szervezeti egységekként változó iratkezelési rendszer van. Az iktatás mind az öt szervnél decentralizált. Alapszámos iratkezelés csak egy helyen van, a többi négy ipari irányító szerv sorszámos iktatási rendszert alkalmaz. Ezek közül kettő külön-külön sorszám alatt iktatja a beérkező és a kimenő leveleket, tehát az egy ügyre vonatkozó iratok a rendszer következtében nem is kerülhetnek egymás mellé. Meg kell említeni, hogy két szervnél bizonyos fontos iratfajtákat egyáltalán nem iktatnak, hanem iktatás nélkül külön sorozatokban rakják le. Az irattározás két szervnél központilag, háromnál pedig kizárólag osztályonként történik. Az irattári rendszer egyébként négy szerv esetében figyelembe veszi a szervezeti tagolódást — ezek közül kettő azonban, az iktatási rendszerből következően beérkező és kimenő iratsorozatokon belül különbözteti csak meg a szervezeti egységek iratcsoportjait — egy viszont tételbeosztást alkalmaz.