Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

Iratkezelési problémák 141 dett tömege következtében, annak érdekében, hogy az iratokat könnyebben áttekinthessék, kezdték egy-egy iratváltás iratait fizikailag is együtt kezelni. Még később, amikor egy-egy ügy bonyolultsága, vagy hosszú elhúzódása következtében, az adott ügy iratainak egységes áttekintésére irányuló igény ezt előírta, eljutottak oda, hogy több, egyazon ügyre vonatkozó iratváltást szereltek együvé s tartottak fizikailag együtt. A fejlődés egy másik vonalát nézve azt látjuk, hogy amíg a feudális hatalmasságok közvetlenül gyakorolták joghatóságukat, az ebből származó iratokat legfeljebb formai sorozatokban, tehát a kimenő és beérkező iratok sorozatában, vagy a felsőbb feudális hatalmasságoktól s másoktól érkező iratok külön-külön sorozatában stb. kezelték. Amint azonban az élet sokrétűbbé, bonyolultabbá válásával a feudális urak az egyes ügyek intézését ehhez értő szakemberekre bízták, fokozatosan előtérbe került az iratok szakok, (tehát bizonyos; tárgyi csoportok szerinti elhelyezése. Az egy-egy ügykört, vagy több rokontermészetű ügykört ellátó szakértőkből, előadókból ügyosztályokát szerveztek s ezek iratait egy-egy intézmény, iratain belül elkülönítve kezelték. Az ügyek bonyolultabbá válása a fejlődés egy későbbi szakaszában további differenciálódást vont maga után: az egyes szakértők, előadók szintjének megfelelő tárgyi csoportokat, úgynevezett tételeket hoztak létre az ügyosztályoknak megfelelő nagy tárgyi csoportokon belül. Az ügyek szakszerű gyors elintézésének igénye hívta ezt életre, tehát hogy az ügyosztály, illetve az előadó minél teljesebben és gyorsabban -;* nyerjen áttekintést az eléje kerülő ügyek előzményeiről. Anélkül, hogy belebocsátkoznánk e folyamatok alapját képező társadalmi és igazgatástörténeti fejlődés taglalásába, vagy a madártávlatból tett megfigyelésekből kínálkozó általánosítást erőltetni akarnánk, úgy gondoljuk, mégis megállapítható, hogy az egyes irattól az ügyiratig, illetve a formális iratsorozattól a tárgyi tételig mutató fejlődés során az iratok tárgyi csoportokba való összevonásának, tehát a tájékozódási szempontok előtérbe tolódásának a tendenciája érvényesült. Ez, a társadalom fejlődéséből s az ügyek intézésének módjából szinte automatikusan adódott eredmény azonban távolról sem elégítette ki az iratokban való gyors, megbízható tájékozódásra irányuló egyre fokozódó igényeket. Elsősorban azért nem, mert már az egyes intézményeknek a jogköre, hatásköre sem volt tiszta, világos, egyértelmű, s ugyanez volt a helyzet, szinte törvényszerűen az intézmények osztályai, előadói tekintetébén is. Az egyes intézményekre, személyes és egyéb meggondolásból feladatuk mellett gyakran feladatkörükbe nem vágó ügyek gondozását is ruházták, ugyanígy személyes, vagy egyéb okból az egyes intézmények ügyosztályainak és előadóinak az ügykörét sem határolták körül teljesen racionálisan. Ebből következett, hogy egy-egy intézmény, ennek egy-egy ügyosztálya, előadója, bár fő feladata szerint meghatározott ügykört látott el, az általa létrehozott irategyüttes mégsem volt határozott kontúrokkal rendelkező tárgyi egység. — A járulékos, mellékes meggondolásokból oda utalt ügyek következtében nem alakultak ki tiszta ügykörök és tárgyi csoportok. Ennek a tájékozódást, az ügyek rendszeres áttekintését rendkívül zavaró jelenségnek a felszámolását tűzték ki célul az egy-egy intézmény, igazgatási ágazat, vagy akár az egész ország igazgatásában előforduló ügyek racionális felmérésére, rendszerezésére alapozott modern iratkezelési reformtörekvések. Ezek a modern iratkezelési törekvések jelentősen megkönnyítették a már