Levéltári Közlemények, 37. (1966)

Levéltári Közlemények, 37. (1966) 2. - Ember Győző: A Magyar Országos Levéltár ötéves terve, 1966–1970 / 179–206. o.

184 Ember Győző rendezését is. Amikor tehát anyagunkat tárgyilag rendezzük és segédleteket készítünk hozzá, bizonyos módon, meghatározott formában dokumentáljuk is azt. Egyben pedig megteremtjük egy másfajta formájú és módszerű levéltári dokumentációnak, a tematikai segédlet készítésének az alapiair is. Nem szándékszunk ugyanis megrekedni a levéltári dokumentáció jelenlegi módja és formája mellett. Ahhoz azonban, hogy tovább lépjünk, szilárd alapra van szükségünk. Ezt a szilárd alapot anyagunk középszintű tárgyi rendezettsége és középszintű segédletekkel: repertóriumokkal vagy áttekintő raktári jegyzékekkel való ellátottsága biztosítja. A tematikai dokumentációt ugyanis, vagyis a tematikai segédlet vagy segédletek készítését, középszinten, a legkisebb tárgyi egységek szintjén véljük célszerűnek. Arra, hogy az egyes iratok szintjén készítsünk tematikai segédletet, csak kivételes esetekben gondolunk, mint pl. a diplomatikai levéltár, a térképtár stb. esetében. Ahhoz, hogy a tematikai dokumentációhoz hozzáfoghassunk, a kérdéses levéltári anyagnak, amelyet tematikailag dokumentálni akarunk, a dokumentáció választott szintjén, tehát általában középszinten, kivételes esetekben pedig darabszinten, rendezettnek és megfelelő segédlettel ellátottnak kell lennie. Rendezetlen anyagot tematikailag dokumentálni értelmetlen vállalkozás lenne. Annak sem látjuk értelmét, hogy a tematikai dokumentációt magának az anyagnak az alapján végezzük el, ne pedig megfelelő segédletek segítségével. Amikor tehát egész anyagunkat középszinten tárgyilag rendezzük és repertóriumokat vagy áttekintő raktári jegyzékeket készítünk hozzá, a középszintű tematikai dokumentáció alapját teremtjük meg. Amikor ilyen módon egész anyagunk rendezett és segédlettel ellátott lesz, célul tűzhetjük ki olyan tematikai segédlet vagy segédletek elkészítését, amely vagy amelyek egész anyagunkat felölelik, egész anyagunkra épülnek. Készíthetünk majd egy olyan tematikai mutatót, amely minden lehetséges témára vonatkozólag nyújt tájékoztatást egész anyagunkról. Készíthetünk továbbá olyan tematikai mutatókat, amelyek csak bizonyos témákra vonatkozó eligazítást adnak, akár egész anyagunkban, akár annak csupán valamely részében. Számolnunk kell azzal a ténnyel, hogy az egész anyagunkat felölelő tematikai segédletek, habár általános szintjük a középszint lesz, egyes esetekben lemennek a darabszintre is, más esetekben pedig, amikor az anyag tárgyilag nem tagolódik, kénytelenek lesznek fondok vagy állagok szintjén maradni. Ez lesz az eset pl. a Magyar kancelláriai levéltár Acta generalia című állagánál. Ilyen esetekben nyújtanak nagy segítséget az ismertetőleltárak. Darabszinten viszont a darabszintű segédletekre, pl. a Diplomatikai levéltár lajstromára, lehet és kell építeni. A tematikai segédletek készítésének legmegfelelőbb módját és formáját ki teli kísérleteznünk. Az első kísérletet már a most következő tervidőszakban elvégezzük, mégpedig azzal, hogy II. osztályunk megjelent repertóriumai és átteiintő raktári jegyzékei alapján az osztály egész anyagához általános tematikai mutatót készítünk. Ez a kísérlet elsősorban arra a kérdésre fog feleletet adni, hogy a repertóriumok és az áttekintő raktári jegyzékek mennyiben alkalmasak arra, hogy segítségükkel tematikai mutató készüljön.