Levéltári Közlemények, 36. (1965)
Levéltári Közlemények, 36. (1965) 2. - KRÓNIKA - Szedő Antal: A IX. londoni Nemzetközi Levéltári Kerek Asztal Konferencia / 336–339. o.
338 ' Krónika A második ülés április hó 21-én Hertfordban, a Megyei Tanács épületében volt. A téma a mechanográfia és elektronika hasznosítása volt a levéltári segédletek készítésénél. Már az előre beküldött anyag, válaszok alapján meg kell állapítani, hogy a klasszikus segédleteket nem tudták eddig kiszorítani a lyukkártyás rendszerek, elektronikáról pedig még alig lehet beszélni. Kivéve az Egyesült Államokat, minden résztvevő egyetértett abban, hogy a hatalmas költségek általában nem fizetődnek ki. Persze külön kell választani a mechanográfia és elektronika levéltári alkalmazásának a kérdését ezen eszközök irattári alkalmazásától és ilyen természetű anyag levéltári átvételétől. A Német Demokratikus Köztársaságban a kézzel működtetett lyukkártyás rendszert ismerik a levéltárakban (lásd Blaschke és Becker kollegáék cikkeit az Archivmitteilungenban). Tapasztalataik szerint olyan anyagban van ilyen lyukkártyás rendszerű „kereső"-nek értelme, ahol nagy mennyiségű tárgyi vonatkozású irat van, s tárgyak száma azonban korlátozott, ugyanazon tárgyak gyakran előfordulnak, a tárgyi vonatkozások erősen felülmúlják a személyi és területi vonatkozásokat. Az Egyesült Államokban több szerv csinál lyukkártyás rendszerű katalógust kézierővel vagy elektronikával. A legnevezetesebb alkalmazásra a St. Louis-ban levő két közbeeső (átmeneti) levéltárban került sor (ezek a Nemzeti Levéltár égisze alatt működnek). Ezekben 37 millió katonai és 60 miljió civil alkalmazott dossziéját őrzik és évente félmillió megkeresésre kell válaszolni. Eredetileg kézzel működtetett lyukkártyás rendszerű katalógust (centers) alkalmaztak: egy sorozat cédula numerikus rendben, egy másik sorozat a nevek alfabetikus rendjében volt felfektetve. 1965 novemberére fog elkészülni az elektronikus rendszerű kereső, mely ugyancsak két sorozat cédulára épül, a következő adatokkal: iktatószám, név, anyakönyvi vagy társadalombiztosítási szám, születési évszám, stb. A gépezet, mely a feleletet nyomtatva adja, 350 000 dollár befektetést igényel, de — mivel segítségével a személyzet számát 30 í0 /o-kal lehet csökkenteni — évente 100 000 dollár megtakarítást eredményez. Általában — az amerikai levéltárosok szerint — az elektronikus szerkezetek alkalmazása roppant drága, mert magas fizetésű alkalmazottakat igényel és ezért nem is fizeti ki magát (kivételek ,— mint a fenti példa is mutatja — persze vannak). Vannak tervek arra is, hogy Washingtonban központi nyilvántartást szervezzenek elektronikus gépekkel. Angliában kiszámították, hogy mibe kerülne, ha a 32 millió nevet tartalmazó Chancery Proceedings (1385—1875) fondót, mely híres volt arról, hogy nehezen kutatható, ellátnák egy elektronikus, lyukkártyás keresővel. Kiderült, hogy egy 30 tagú munkacsoportnak (évi 45 000 font) 20 évi munkájába került volna csak a lyukkártyák elkészítése. Maga az üzemeltetés évi 20 000 fontba kerülne. Jelenleg 3000 kutatás folyik az anyagban évente. De ha évi 3d 000-re emelkedne a kutatások száma, akkor sem fizetődne ki ilyen költséges technikai apparátus. A svéd kollégák nem rendelkeznek még ilyen irányú levéltári tapasztalatokkal, de figyelemmel kísérik a különféle adminisztrációs ágakban folyó kísérleteket. Nem hisznek abban, hogy a levéltáros fejét ki lehessen kapcsolni a játékból, hiszen bármilyen gyorsan lehet keresni elektronikus apparátussal, az alapot képező katológuscédulákat mégiscsak a. levéltárosoknak kell elkészítenie. A Szovjetunióban ís alkalmazzák mind az egyszerű lyukkártyás rendszereket, mind az elektronikus vezérlésűeket. Minden készülék a Szovjetunióban készül. A szovjet kollégák véleménye szerint a tervezett országos rendszerezési terv meg fogja könnyíteni a mechanizációt. De addig is amíg az elkészül az egyes minisztériumok ,és a levéltárak már alkalmaznak bizonyos mechanizációt. A jugoszláv kollégák rámutatnak arra, hogy mielőtt az elektronika alkalmazására kerülhetne a sor, mennyi munkát kell fejjel^ és kézzel elvégezni. Az anyagot tökéletesen le kell rendezni, minden egyes iratról vagy iratcsoportról fel kell venni „egy cédulát (ez az anyag megduplázását jelenti), és meg kell találni a kutatás, az érdeklődés valamennyi kulcszavát. A vita a téma, ill. a témával kapcsolatban előzetesen és írásban beküldött, fent ismertetett vélemények felett nem volt túlságosan eleven, hiszen ilyen problémák e körben még nem vetődtek fel. Igen érdekes volt mindenesetre az olasz kollégák tartózkodó álláspontja, melyet Sandri és Lombardo professzor fejtett ki. Sandri a lyukkártyás rendszer lyukjait a „lustaság lyukjai"-nak nevezte. Lombardo szerint nem szabad megenni a kutatók kenyerét, a gépi keresők csak az adminisztráció szolgálatában alkalmazhatók. Bahmer (USA) felhívta a figyelmet arra, hogy azzal is vessünk számot, mikor kutatható egy anyag. (Európában általában 50 évvel keletkezése után, az USA-ban 25 év múlva.) Nincs értelme drága kezelő -apparátust beszerezni, ha a szerkezettel végülis nem lehet kutatni.
