Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 1. - Szedő Antal: A ma levéltárelmélete / 3–20. o.

A ma levéltárelméletc 5 menynél vagy személyinél, árunak tevékenysége folyamán keletkeztek, ás politikai, jogi vagy kulturális feladatok teljesítése érdekében megőrzik őket), s ettől a megfogalmazástól lényegében Brenneke sem tér el. Ám lényeges különbség a klasszikus ás a napjainkban megjelent három ferítebb említett leveltártani kézikönyv között az, hogy az utóbbiakban már hosszú oldalak vannak szentelve az irattári problémának, az iratkezelési rendszereknek. A szovjet kézikönyv szerint ügyvitel és iratkezelés elsőrendű fontosságúak: „Ott, ahol az ügyvitelt rosszul szervezik meg, ahol az iratokat nem a valóságos szükségszerűség alapján, hanem a forma kedvéért állítják elő, csakhogy a munka látszatát keltsek, ott az iratkezelés és ügyintézés alacsony színvonalú, elkerülhetetlen a betűrágás, a huzavona, és a bürokratizmus. Ugyanilyen eredményre vezet az iratok hozzáértés nélküli, kellően át nem gondolt csoportosítása, a segédletek helytelen meigválasztása." Három célja van a helyes iratkezelésnek: biztosítania kell az iratok épségét, — a folyó munkában való felhasználásukat és — a végrehajtás ellenőrzésének technikai lehetőségét. A helytelen ügyvitelnek és iratkezelésnek egyik legfőbb jele a nagy mennyiségű, szükségtelen iratanyag keletkezése. A szovjet államapparátus szervezetének és munkájának gyökeres megjavítása, egyszerűbbé, jobbá és olcsóbbá tétele érdekében tehát tudományosan kell megszervezni az ügyvitelt és az iratkezelést. Az ügyvitel és iratkezelés helyes és tudományos megszervezése azonban érdeke a levéltáraknak is, hiszen az iratok előbb-utóbb a levéltárakba kerülnek és nem mindegy, hogy milyen állapotban. Az ügyiratformálásniak, az iratok csoportosításának, a címek, az alapvető segédletek elkészítésének ezért még az irattárakban kell megtörténni. A Szovjetunióban tehát a levéltárakat törvény kötelezi, hogy az iratkezelés kérdésében módszertani tanácsadói legyenek az iratképző szerveknek és az iratkezelést az irattárakban rendszeresen ellenőrizzék. A levéltárosoknak így tisztában kell leriniök az iratkezelés problémáival, ismerniök kell a bel- és külföldi gyakorlatot és elméletet és abból fel kell használniuk mindent, ami élenjáró. Schellenberg szerint is fontos, hogy a levéltáros az élő iratkezelésbe beavatkozhasson. (Ő persze csak az állami hivatalokról beszél, a magánszektorról nem.) Szerinte az iratot megőrzésre méltónak a levéltáros jelöli ki, de hogy ezt egyáltalában meg tudja tenni, ehhez az kell, hogy az irtatok megfelelő rendben legyenek. Maguk a levéltári módszerek sem lehetnek függetlenek a levéltárba kerülő anyag irattári rendjétől. Az egyes országokban kifejtett leveltártani elvek (a hollandusoknál a ptovenienciának, a franciáknál a fond tiszteletének, a németeknél a regisztratúra elve) mind az iratok irattárakban kialakult kezelési rendszerének a függvényei. Az akta készülését tehát ma éppúgy tanulmány tárgyává kell tenni, mint egykor az oklevelekét. Miért törődik a levéltáros az irattárakkal? Azért, mert az iratokat az irattárban kialakult rendben veszi át, e szerint a rend szerint írja le őket, s a jövőben is elsősorban annak a hivatalnak bocsátja rendelkezésére az iratokat, ahol azok keletkeztek. De mivel a levéltáros emellett igyekszik minél szélesebb rétegek számára is biztosítani az iratok hozzáférhetőségét, fő feladata lesz az, hogy lehetőleg olyan rend kialakítására nyújtson segédkezet az irattárosnak, mely egyaránt megfelel a gyakorlati (irattári), valamint a tudományos (levéltári) céloknak.