Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 2. - Szedő Antal: Rendezési módszerek modern (1800 utáni) levéltári anyagban / 145–160. o.

Rendezési módszerek modern (1800 utáni) levéltári anyagban 155 Mielőtt a részletesebb segédletek ismertetésébe fognék, általában megszívlelendőnek tartom azt, amit a franciák és Schellenberg fentebb idézett művében hangoztatnak, ti., hogy a segédlet formáját a levéltári anyag természetétől függően kell megválasztani. Valóban igaza van Schellenbergnek, amikor rámutat arra, hogy hányszor készültek levéltárakban a merev egységes eljárás elvét követve segédletek, melyeknek készítésekor nem tették fel a kérdést: szükségesek-e, használhatók-e egyáltalán azok? Ha a kutató a fondjegyzék és útmutató segítségével általános tájékozódást nyert, részletesebb tájékozódást a leltárak, illetőleg a repertóriumnak a segítségével nyer. Ez a segédlet fondokról (illetőleg record-group-okról készül és őrzési egységenkint (dossier, volume seb.) írja le az anyagot. Az előszó elsősorban az anyag rendszerének megértéséhez fontos adatokat közöl, ismerteti a legfontosabb intézmény történeti és levéltártörténeti adatokat. Klasszikus segédlet, századok óta készítik. Sokszor már az irattermelő szervnél készül, nem mindig jelenik meg nyomtatásban. Ha nem készül el az irattermelő szervnél, elkészültéig azt a jegyzéket (borderau) használják a levéltárban, amellyel az iratot átadták. Ilyen segédletek feszülnek Angliában (Lists and inventories), Belgiumban, Kanadában (preliminary inventory, ezeket liste of files és indexek egészítik ki. Ez utóbbiak nem jelennek meg nyomtatásban.), Csehszlovákiában, Franciaországban (repertoire numerique). Ezt és az inventaire sommaire-t tartják a francia levéltárosok alapvető segédleteknek. Az utóbbi tulajdonképpen egyes iratokról készített regeszták összessége. Ezeken kívül készítenek egy témára különböző fOndokban levő iratokról tematikus leltárakat (Jugoszláviában), «olykor ezek a levéltári szakfolyóiratokban jelennek meg (Lengyelországban, Magyarországon). A magyar gyakorlat kétféle leltárt ismer. Az ún. alapleltár fond- vagy állagszinten készül ós összefoglaló adatokat ad az iratok mennyiségéről, koráról, tartalmáról, kutathatóságáról. Az ismertető leltár analitikus, állagszintű segédlete Ezenkívül készülnek a repertóriumok, melyek a legkisebb tartalmi, illetve őrzési egység szintjéig mennek le, Németországban (itt Findbuch a neve), Finnországban (csak gépelt példányok), Portugáliában (csak gépelt példányok, már az irattárban elkészülnek, viszont a szokásos hivatal- és levéltártörténeti bevezetés nélkül; csak az ún. katalógusokat nyomtatják ki), 'Spanyolországban, Svédországban (már az irattárban készülnek, többnyire gépekek), a Szovjetunióban (ezekkel adják át az iratot, tdhát az iratképző szerveknél készülnek nagy apparátussal, bőséges adatokat nyújtó előszóval ellátva az anyagot őrzési egységenként ismertetve; ezenkívül ismerik a „leírást", mely részletesebb a leltár-repertóriumnál, fontosabb fondokról vagy fontosabb témákról készül), az Egyesült Államokban (preliminary inventory, főleg sokszorosítva adják ki, Oregon Állam közlése szerint). Ezen kívül készülnek, még cédulakatalógusok (Németországban) főleg olyan fondokról, melyek még nincsenek teljes egészükben levéltári őrizetben, — fontos iratokról pedig minden egyes darabot feltüntető jegyzékek vagy bő tartalmi kivonatot adó regeszták. 5. Hátra van még az új típusú levéltári anyag kérdése: fényképek, dokumentumfilmek, hanglemezek, megnetofonszalagok, telerecording-szalagok: röviden hang-, film- és fényképanyagok (dokuments ciné-photosonores). Ezek begyűjtésében (levéltári vonalon) a legmesszebb a Szovjetunió jutott. A szovjet levéltári törvény ui. ezeket az anyagokat levéltári anyagoknak nyilvánítja és