Levéltári Közlemények, 34. (1963)
Levéltári Közlemények, 34. (1963) 2. - Borsa Iván: A technikai fejlődés és a levéltárak / 163–196. o.
188 Borsa Iván A könyvtári gyakorlatban kialakult tizedes osztályozás mint a rendszerezés egyik legfontosabb eszköze ma már egyre terjed, s szinte önként kínálkozik arra, hogy a fentiekben vázolt kategóriák megjelölésénél — természetesen az igényeknek megfelelő módon alakítva és nem az un. Egységes Tizedes Osztályozás kategóriái szerint — alkalmazzák. Az egyes kategóriák, alkategóriák stb. tehát számokkal helyettesíthetők lesznek. A modern technika az egyszerűtől a legkomplikáltabbakig igen sok berendezést hozott létre, amelyek alkalmasak arra, hogy a fogalmakiait jelölő számokat lyukasztással vagy más megoldással kártyára vagy filmre vigyék át, s az ily módon elkészített kártyák és filmek gépi úton történő rendezésével megkíméljék az embert attól, hogy hatalmas cédulatömegből nehézkes válogatással keresse ki az őt érdeklőket. Minthogy egy kártya sok adatot hordoz, megvan a lehetősége, hogy necsak egyes adatokat, hanem különböző adatok kombinációját válogassa ki az ilyen feladatok elvégzésére konstruált gép. Esetleges félreértések elkerülése végett le kell szögezni, hogy a gépi adatválogatás alkalmazása csak a már kigyűjtött adatok korszerű rendszerezését biztosítja, az adatok nagytömegben történő kigyűjtése levéltári feladat marad. A gépi adatválogatás útján a kigyűjtött adatok rendszerezésére fordítandó energia jelentős részét lehet megtakarítani, s az így felszabaduló munkaerőkapacitást további adatgyűjtésre fordítani. A gépi adatfeldolgozás ma az egész világon egyre terjed. Újabb és újabb konstrukciók igyekeznek megkönnyíteni a hatalmas adattömegek gépi úton történő feldolgozását. 48 Ha tehát a levéltári anyagban levő adattömeg rendszerezése és megtalálhatósága érdekében az egyes irat (ügyirat, oklevél) adatait egy kódrendszer segítségével lyukkártyára visszük át (vagy más módon rögzítjük) és a kártyán feltüntetjük a mutatózott egység (ügyirat, oklevél) jelzetét, úgy a gépi válogatás segítségével kikeressük azokat a kártyákat, amelyek a keresett adatokat tartalmazzák, s megtudjuk, hogy mely jelzetű iratokban találhatjuk a keresett adatokat. Az alábbiakban három olyan eljárást szeretnék bemutatni, amelyet — véleményem szerint — a nagy cédulatömeggel dolgozó levéltári dokumentáció eredményesen vehetne igénybe. Rovátkáit peremlyukkártya. DIN A/5 méretű (21X15 cm) kartonlap, amelynek szélén két sorban kb. 3 mm átmérőjű lyukak vannak. A kartonlap jobb felső sarka — mint általában minden fajta lyukkártya esetében — le van vágva, hogy ennek segítségével könnyen ellenőrizhető legyen, hogy minden karton megfelelő módon (azonos irányban) van-e elhelyezve. A karton közepén (mind az elő-, mind pedig a hátlapon) levő helyet fel lehet használni arra, hogy a mutatózandó egység (irat, oklevél stb.) szükséges adatait — esetleg rövidítve — feltüntesse, s így a kiválogatott kartonokról a mutatózott egység legfontosabb adatait még az egység eredetiben történt kézbevétele előtt le lehet olvasni. A mutatózott egység egyes adatainak a kidolgozott kódrendszerben meghatározott számok felelnek meg. E számok jelölése a lyukak segítségével készítendő bevágásokkal, rovátkákkal történik. A rovátkák készítésének legprimitívebb lehetősége, ha a 215 lyuk mindegyike egy kódszámnak felel meg. Ez a megoldás biztosítja számszerűleg a legkisebb kódszám-lehetőséget. Ha a két sorban elhelyezett lyukakat nyolcasával csoportosítjuk, akkor 24 ilyen csoportot 48 A gépi adatfeldolgozás már olyan mennyiségben produkál különböző kártyákat, szalagokat stb., hogy az új jellegű irattári (ill. levéltári) anyag elbírálása, begyűjtése a szovjet levéltáraknak nem kis problémát okoz. F. A. EenOßl HeKOTopbie BOnpOCbl paÖOTbl apXHBOB B CBH3H c MexaHH3auneií ynpaBjiemmecKoro TpyAa. — Bonpocu ApxHBOBeaeHHH. 1960. 6. Hogy a gépi adatfeldolgozás nemcsak a műszaki élet területén hódít teret, lásd 8, A. ycmüHOe: TIpuMeHeHHe ejieKTpoHHbixMareMaTHMecKHx MauiHH B HCTopimecicoíí HayKe. — Bonpocbi HCTOpiiii 1962. 8. 97—117. 1.
