Levéltári Közlemények, 34. (1963)

Levéltári Közlemények, 34. (1963) 2. - Borsa Iván: A technikai fejlődés és a levéltárak / 163–196. o.

186 Borsa Iván • 3. Gépi adatválogatás Úgy gondolom, nem minősül túlzásnak az a vélemény, hogy a levéltári anyagban található határtalan adattömeg feltárása, rendszerezése és feldolgozása szempontjából a gépi adatváíogatás beláthatatlan lehetőségeket tartogat a levéltárosok számára. A magyar levéltárak az elmúlt közel másfél évtized folyamán jelentős mértékben növelték az általuk őrzött levéltári anyag mennyiségét, igen sokat tettek annak érdekében, hogy a kezelésükben levő anyagot rendezzék és ezzel kutatható állapotba józzák. A levéltári anyagról készített alapleltárak, fondés állag jegyzékek rria már biztosítják, hogy levéltáraink anyagáról fond- és - állagszinten teljes képet kapjunk. A tárgyi csoportokba osztott iratanyag kutatását jelentősen segítik a róluk készült áttekintő raktári jegyzékek és repertóriumok, amelyek már egyes tárgyi csoportokig lemenőén adnak tájékoztatást az iratanyagról. A tárgyilag csoportosított iratanyag egy részében (ahol egy-egy tárgyi csoport 1—2 tucat vagy még több raktári egységet foglal magába), továbbá a numerikus rendben elhelyezett nagy mennyiségű iratanyagban való eligazodáshoz — minimális kivételtől eltekintve — csupán a levéltári kezelésbe vétel előtt készült segédletek állnak a kutatók rendelkezésére, s ezek nem minden esetben tudják kielégíteni az irányukban jelentkező igényeket. Meghatározott kielégítő rendezettségi színvonal elérése esetén — véleményem szerint — központi levéltári feladattá kell tenni olyan segédletek készítését, amelyek a legértékesebb, leggyakrabban használt és megfelelő segédlettel nem rendelkező állagok és fondok (gyűjtemények) egyes irataihoz, sőt az azokban előforduló jelentős adatokhoz tudja vezetni a kutatót. Ezt a célkitűzést természetesen nem lehet úgy elképzelni, mint az elmúlt közel másfél évtized általános jellegű levéltári célkitűzéseit, hogy ti. valamennyi fond, illetőleg állag anyagához készüljenek ilyen mélyre hatoló segédletek, miként a teljes levéltári anyagról készült (illetőleg készül) fond- és állagjegyzék, alapleltár és raktári jegyzék. E részletekbe hatoló adatfeltáró munka hatalmas munkaigénye miatt egyelőre csupán néhány fontos á'll'agnak ilyen segédlettel történő ellátásáról lehet SZÓ. j Minden'levéltár történetében előfordult és ma is előforduló esemény, hogy egyik-másik gyakran kutatott, de megfelelő segédlettel nem rendelkező állaghoz a levéltár mutatót készít. A mutatókészítés a legtöbb esetben úgy történik, hogy a mutatózandó adatokat — ezeknek körét sok esetben a mutatózást végző dolgozók maguk állapítják meg — külön-külön cédulákra (kartonlapokra) írják, s a cédulákat valamilyen szempont szerint elrendezik. Ez a rend legtöbbször abc-rend, időrend, esetleg tárgyi csoportosítás, de van olyan eset is, amikor a cédulákra írt segédlet az eredeti levéltári rendet követi. Az időrendezés az adatok rendszerezését egyetlen — variálhatatlan — megoldásban teszi lehetővé. Az abc-rendezés különböző címszavak alkalmazásával, utalólapok segítségével az adatokat többféle vezérszó által teszi hozzáférhetővé. A kutatást legsokoldalúbban segíti a cédulák tárgyi csoportosítása. E rendszerben egyegy mutatózandó egységről több cédula is készülhet, s ezek mindabba az előre meghatározott tárgyi csoportokba elhelyezhetők, amely tárgyakra a mutatózott egység adatokat tartalmaz. Ezen az alapelven épül fel a könyvtári gyakorlatban kialakított egységes tizedes osztályozás, amely nemzetközi méretekben