Levéltári Közlemények, 30. (1959)
Levéltári Közlemények, 30. (1959) - IRODALOM - Sashegyi Oszkár: T. R. Schellenberg: Modern archives. Principles and techniques. Chicago, 1957. / 109–113. o.
112 Irodalom los meghatározás szerint nagyobb levéltári egység, amit némileg önkényesen alakítanak ki, de tiszteletben tartva a proveniencia elvét, s azt a kívánalmat, hogy az egységek jellege és méretei a rendező és leltárózó munka s a leltárak kiadása szempontjából megfelelőek legyenek. Ezek a record groupok azért is különböznek európai megfelelőiktől, mert a National Archives legtöbbnyire nem halott levéltárakat őriz, hanem élő hatóságok irataival foglalkozik. A kormányzat szervezete nem statikus, egységei s azok funkciói állandóan változnak. Az adminisztratív egységek, amelyek iratait egyegy record goupban őrzik, nem szükségszerűen önálló szervezetek, lehetnek nagyobb hivatalok részei is. Vannak viszont kollektív record groupok, amelyekben több hivatal (pl. különböző kongresszusi bizottságok) iratait egyesítik. Egy-egy record group általában több alkotóelemből áll, az iratok keletkezhettek minisztériumi, ügyosztály vagy előadói szinten, s eszerint a record group különböző alcsoportokra oszlik, szervezeti vagy funkcionális alapon. Ezek az alcsoportok különböző ,,sorozatok''-ból » állanak, rendezési elvüknek, tárgyi vagy funkcionális rokonságuknak vagy alakjuknak megfelelően. Ezek az egységek sokkal inkább tükrözik az őket létrehozó hatóság szervezetét és működésót, mint a porosz le vél tártestek, amelyek egységes tárgyi rendszer szerint épültek fel. A record groupokat szervezeti vagy funkcionális szempontok szerint csoportosították, nagyobb egységekbe (records branches) fogták össze. A csoportosításnál a szervezeti szempontot, a kormányzati hierarchia szempontját helyezték előtérbe, csak kivételes esetekben alakítottak ki csoportokat funkcionális alapon. További probléma a record groupok elemeinek rendezése. Ezek az alcsoportok, „sorozatok" és individuális egységek. Az alcsoportokat rendszerint adminisztratív egységek szerint alakítják ki, csak ha ezek gyakran változtak, s az iratokat szervezeti szempontból már nem is nagyon lehet az anosítani, használnak funkcionális csoportosítást. Egyes esetekben irattípusok szerinti alcsoportokat alkotnak. Az alcsoportok rendszerint sorozatokból állanak. Sorozatok alatt Európában olyan levéltári egységeket értenek, amelyekben azonos típusú iratokat Helyeztek el, mechanikus rendben. Amerikában tágabban értelmezik a szót, bizonyos rendszer szerint, vagy akár rendszertelenül összehozott iratok összességét értik alatta. Az alcsoportokon belül a sorozatokat bizonyos logikai rendben csoportosítják, ami egymásközötti viszonyuknak, vagy szervezeti, funkcionális, időbeli, földrajzi vagy tárgyi vonatkozásaiknak megfelel. A végső lépés a legkisebb levéltári egységek, a „filé"-ok rendezése. Ezeket általában meghagyják abban a rendben, amely az ügyvitel során kialakult. Újrarendezésükre csak akkor kerül sor, ha ez a rend megbomlott, vagy — kivételes esetekben — ez a rend érthetetlen. Az utóbbi esetben a levéltáros maga alkothat új rendszert. A rendszer kialakításánál követett alapelvük : ,,simplicity is the shortest road to accessibility" — egyszerűség a legrövidebb út a használhatóság felé. A leltározó munkában általában nem hatolnak le az egyes „filé 1 '-okig, a leltározás egysége a sorozat. A National Archives-nak több ezer sorozata van, s ezekben több millió irat, amelyeket néhány száz hivatal hozott létre. Ezekhez segédeszközeik kétféle úton közelítenek : a proveniencia és a pertinencia oldaláról. Az első típushoz tartozó segédeszközök az iratokat szervezeti és funcionális eredetük viszonylatában írják le, a másik típushoz tartozók tárgyuk viszonylatában. Proveniencia szerinti segédeszköz az útmutató, amely az egész levéltár anyagáról készül, s a leltár, amely egy-egy record group-ról tájékoztat, és a sorozatokig hatol le. Egyes esetekben részletesebb jegyzékek is készülnek, egy-egy sorozat anyagáról. Az ilyeneket a leltár függelékeként szokták kiadni. Pertinencia szerinti segédeszközök készítésével csak korlátozott mértékben foglalkoznak. Gondoltak arra, hogy elkészítik a kutatók számára fontos tárgyak listáját, s olyan útmutatókat készítenek, amelyek az egyes sorozatokat pertinenciájuk alapján, tárgyi vonatkozásaik rendjében irnák le, nem pedig a record group-hoz való tartozásuk szerint. Felmerült egy cédulakatalógus terve is : ehhez meg kellene határozni minden sorozat fő tárgyait, s utalócédulát készíteni minden olyan tárgyi címszó alá, amelyre vonatkozó anyagot a sorozat tartalmaz. A National Archives-ban keresztülvihetetlennek ítélték meg ilyen katalógus felállítását. Ezt azzal indokolták, hogy a tárgyak száma szinte végtelen, a leltárak pedig a tárgyakat csak nagy általánosságban szokták méghahatározni, az ilyen katalógus készítéséhez tehát újra kellene analizálni a sorozatokat. A második világháború alatt és után azonban közzétettek több ún. „Reference Information Paper"-t. Ezek egy-egy tárgykörre vonatkozó s különböző record groupokban található anyagot írnak le. Rendszerint olyan földrajzi területekre vagy termékekre vonatkoznak, amelyek a háborús hivatalok számára fontossággal bírtak. Ezen kivül kétfajta ún. „special list"-eket készítenek. Egyik fajta
