Levéltári Közlemények, 28. (1958)
Levéltári Közlemények, 28. (1958) - Sashegyi Oszkár: Levéltári leltárak / 3–34. o.
12 Sashegyi Oszkár 1780-ban azután gyakorlati kényszerűségből — minthogy nem győzték a feldolgozás munkáját — áttértek arra a megoldásra, hogy az iratokat ugyanabban a rendben hagyták, amely rendben azokat a kiadóhivatal kezelte. Így a kiadóhivatali lajstrom, a manuale, 1780-tól kezdve, egyszersmind irattári lajstromkönyvül is szolgál. 26 Végül 1784-től kezdve, miután az ügyintézésben az ügyosztályok szerinti megosztást vezették be, a lajstromkönyveket az irattárban készítették ügyosztályok szerint, a kiadóhivatali kézikönyvhöz hasonló módon, regestrum néven. Ügyosztályokon belül az egyes tételeket kútfőnek nevezték el, s ezeket évenként végigszámozták, a kútfőn belüli iratváltásokat positio névvel jelölték. Így befejezést nyert az a hosszú folyamat, amelynek végeredménye, hogy a lajstromok rendszere megfelel az irattárolás rendszerének, s e rendszer tárgyi alapú: az ügyosztályok, s ezeken belül az egyes kútfők tartalmi vonatkozásokat jelölnek, az irattár és az irattári lajstromok szerkezete, felépítése a helytartótanács funkcióinak pontos tükrözője, a szervezeti beosztást, s ezen belül a konkrét ügyeket juttatja kifejezésre. A rendszer még annyiban fejlődött tovább a 19. század elején, a tárgyi irattár irányában, hogy idővel ún. állandó kútfők alakultak ki, amelyek minden évben ugyanazt a számot kapták, s amelyek már nem konkrét, egyedi ügyeket, hanem ügyköröket jelölnek. A lajstromozás azonban az állandó kútfőkön belül is időrendben történt, mint az egyedi kútfőknél, s így itt az egyes ügyek iratai egymással keverednek. Ezért nem vált ebből a rendszerből soha valódi tárgyi irattár, ennek útjában állt a lajstromozás hagyományos módja, amely az iratokat a maguk egyediségében szemlélte és tartotta nyilván, még akikor is, ha "azokat a valóságban már ügyiratokká szerelték össze. 4 Leltárszerű segédeszközök a hazai kormányhatóságok irataihoz nemcsak e kormány hatóságok irattáraiban, hanem még az irattári kezelést megelőzően, a kormányhatósági irodákban is készültek, s ezeknek története természetesen időben is messzebbre nyúlik vissza. Irodai segédeszköznek tekinthető a szepesi kamara ún. latin számvevőségén kezelt iratoknak az 1590. évben készült jegyzéke, 27 amely leltárszerűén sorra veszi az ott elhelyezett függő zsákokat, s egyenként ismerteti azok tartalmát. A számvevőségi iratanyag nagy részét a váruradalmakat kormányzó tiszttartók számadásai tették ki, amelyek uradalmak szerint, s ezeken belül időrendben követték egymást. A számadásokat numerusokkal jelölték meg; egy capsában általában csak egy numerus volt elhelyezve. A jegyzék az egyes numerusoknál feltünteti, melyik tiszttartó, mely évben készítette a számadást, mennyiben találtak benne hiányt, s az mennyiben helyesbíttetett, mit kell még a számadónak esetleg megtérítenie, s hol nincs már térítésre szükség. A jegyzék tehát nem pusztán 2B Uo. 22—24, 1. 27 Consignatio Capsarum in Camerae Scepusiensis Officina Rationaria Latina suspensarum ... O. L. Kamarai lt. Officium Archivi. Inventaria fasc. 1.
