Levéltári Közlemények, 26. (1955)
Levéltári Közlemények, 26. (1955) - IRODALOM - Szedő Antal: K. G. (Mitjaev) Mityajev: A levéltárügy elmélete és gyakorlata. [Bp.], 1954. / 296–301. o.
298 Irodalom jét módosíthatónak tartja, akkor, ha ez a rend nem tökéletes, nem tükrözi az irattermelő szerv felépítését, hatáskörét, tehát amikor az iratok csoportosítása az irattárban nem helyes elvek alapján történt. De Mityajevnel már a probléma mégis egész másképpen vetődik fel, mert ő itt a levéltáros főfeladatának az iratanyag irattárban történő helyes csoportosításában való közreműködést tartja, hiszen az iratok irattári helyes csoportosítása esetén a levéltárban már rendezési munkára nem kerül sor. Éppen ezért a szovjet jogszabályok módot adnak a Levéltári Főigazgatóságnak arra, hogy az irattáraknak kiadott utasítások megszerkesztésében tevékeny szerepük legyen és így az iratanyag csoportosításánál helyes elvek érvényesüljenek. A Szovjetunióban az iratok csoportosításánál nem alkalmaznak egy olyan minden területen érvényes merev rendszert, mint amilyen nálunk a csoportszámos iratkezelési rendszer. Már maga az iktatás is lehet sorszámos vagy decimális alapon csoportszámos, az iratok lerakásánál a csoportosítás hol az iratok tárgya, hol a levelezők, hol az iratféleségek szerint történik, mindig alkalmazkodva a szerv tevékenysége természete folytán adódó lehetőségekhez. Nyilvánvaló azonban, hogy a legnagyobb szervek túlnyomó részben az iratokat a tárgyi elv alapján csoportosítják, ettől csak akkor tekintenek el, amikor az iratok tartalmának sokrétűsége ezt lehetetlenné teszi (pl. ülési jegyzőkönyvek, vállalati levelezés). Nagy súlyt helyeznek arra, hogy a -számtalan kis szerv iratkezelése a legegyszerűbb módon, sorszámos iktatással, mutatóval történjék. Alkalmazzák a decimális iratkezelési rendszert is, de nem kizárólagosan. A szovjet irattárakban és levéltárakban az iratokat őrzési egységenként tárolják. A tárgyi vagy más szempontból kialakított iratcsoport rendszerint több őrzési egységből áll, mivel egy őrzési egység 200 lapnál több iratot nem tartalmazhat. de semmi esetre sem lehet 2 cm-nél vastagabb. Az őrzési egységet alkotó iratokat fonállal összevarrják és leszámozzák, borítólapba foglalják. Nagy gondot fordítanak a borítólapon levő felirat megszerkesztésére. A felirat megadja az őrző levéltár, az iratot létrehozó szerv nevét, a jelzetet, az évkort, az iratok tartalmát (tárgyát, címét). Mityajev különös fontosságot tulajdonít a pontos tárgy meg jelölésnek, mivel ez az alapja minden további levéltári munkának. Az őrzési egységet az irattárban alakítják ki, végleges alakját selejtezés után kapja, felirattal is az irattárban látják el. A levéltárban azonban felül kell vizsgálni az őrzési egység kialakítását, elsősorban a felirat helyességét és ott is főképpen azt, hogy a cím helyesen tükrözi-e az iratok tartalmát. A forradalom előtti iratoknál a feliratból ki kell küszöbölni az elnyomott osztályokat, nemzetiségeket sértő kifejezéseket. Fontosabb egyes irat, kisebb iratcsoport egymagában is alkothat őrzési egységet. Fontosabb őrzési egységekhez belső leltár tartozik, amely nem más, mint az őrzési egységet alkotó iratok pontos jegyzéke. Maguknak az őrzési egységeknek pontos (jelzetet, címet, fóliószámot feltüntető) jegyzéke a szovjet irattárak és levéltárak alapvető, őrzési célokat szolgáló leltára. El kell ismerni, hogy ezeknek az alapvető, fáradsággal járó munkálatoknak már az irattárakban való elvégzése, amely azt eredményezi, hogy az iratok összevarrt, lapszámozott füzetékben kerülnek az állványokra, hogy ezeket az iratokat pontos jegyzékek segítségével tartják nyilván, biztosíthatja csak megnyugtató módon az iratok épségét. Természetes, hogy az iratok minden mozgatását jelezni kell a jegyzékeken. Még mielőtt az iratanyag a levéltárba kerülne, elvégzik az irattárak a selejtezést is. A selejtezést selejtezési bizottságok végzik, ellenőrző bizottságok ellenőrzik a Levéltári Főigazgatóság által kidolgozott vagy átvizsgált utasítások alapján. 1942ben készítette el a Belügyi Népbiztosság Levéltári Főigazgatósága az iratok országos típus jegy zekét az őrzési idők feltüntetésével. Ezenkívül minden népbiztosságnak, illetve minisztériumnak megvan a maga részletes, a Levéltári Főigazgatóság jóváhagyásával kiadott ügykör-, illetve irattípusjegyzéke ugyancsak feltüntetve az őrzési időket. Így a selejtezés munkáját erősen megkönnyítik. Mindamellett nagy gondot fordítanak a selejtezést végzők szakmai képzettségéré és az ellenőrzés munkájából a levéltári hálózat is kiveszi a maga részét. A selejtezés elvi alapja az, hogy ki lehet selejtezni a lényegtelen tartalmú iratokat vagy az értékes iratok közül is az olyanokat, amelyek több példányban vannak meg vagy amelyek tartalmának lényeges részét más iratok »-visszatükrözik-« vagy »-elnyelve« tartalmazzák. A lényeges tartalmú, értékes és értéktelen iratok szétválasztását a már-említett selejtezési ügykörjegyzékek könnyítik meg. Természetesen fontos a levéltárosok szakszerű ellenőrzése is, amit a Szovjetunióban a jól kiépített levéltári' hálózat, a levéltárügy köz-?
