Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941)

Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A levéltári leltár / 150–156. o.

A LEV.ÉLTÁRI LELTÁR 155 lomban, hogy a leltár hogyan tüntesse fel az iratok korát. Mire legyen tekintettel, az irat kiállításának időpontjára, vagy arra, amikor a levéltárba került, avagy arra a korra, melyre vonatkozik. Pl. egy hosszabb korszakot felölelő számadás, amely a korszak végén kelt, de csak később terjesztették jóváhagyásra az illető hatóság elé, amelynek levéltára őrzi, Az irodalom ilyen esetben azt a megoldást ajánlja, hogy a leltár mindhárom keltet jelölje meg, általában pedig azt a szabályt állítja fel, hogy a kérdéses egységben lévő legrégibb és legújabb irat kelte határozza meg a kort. Ennek megállapítása azonban sokszor igen körülményes s ha sikerül is, nem ad kielégítő tájékoztatást. Gondoljunk pl. egy pöríratra, amelynek mellékletei között különböző századok iratai fekszenek. Ezek a nehézségek mind eltűnnek, ha ismét arra az álláspontra helyezkedünk, hogy a leltárnak nem célja, hogy az iratokra vonatkozó olyan ismereteket közöljön, amelyek az őrzéssel nem kapcsolatosak. Már pedig a kor megjelölését ilyen ismeretnek kell minősítenünk, azaz a szó szoros értelmében vett leltárból ki kell zárnunk, azt az egyetlen esetet véve csak ki, amikor az iratok kora levéltári jelzetükhöz tartozik, azaz őrzésükkel a legszorosabban összefügg. PL egy családi levéltár leltárában, ha az íratok birtokok, azokon belül pedig csomók és számok szerint vannak rendezve, felesleges az egyes csomók korát is megadni. Más az eset azonban, ha a rendezés a birtokokon belül időrendben történt. Ebben az esetben minden raktári egység mellett a benne őrzött íratok határdátumait is fel kell venni, ami ilyenkor, lévén a rendezés és őrzés alapja az időrend, a leltározásnál nem okozhat zavart, a nehézségeket már a rendezésnél kellett eloszlatni. Hasonlóképpen tárgytalanná válik az a kérdés is, hogy a leltár hogyan tüntesse fel az iratok mennyiségét. Azáltal ugyanis, hogy raktári egységről halad raktári egységre, önmagában ad választ erre a kérdésre, amely csak leltárszerű levéltárismertetéseknél válik problematikussá. Az, hogy a leltárak milyen formában készüljenek, kizárólag a levéltárak rendszerétől függ. Egy olyan gyűjteménynél, amelynek darabjai levéltári jelzetül futó számokat viselnek, az egyszerű számsor lehet a leltár. Azt a helyi körülmények és a levéltárnok ítélete szabja meg, hogy a raktári egységek közül a nagyobbakat is, amilyenek pl, terem, emelet, folyosó, állvány, stb., feltünteti-e, vagy pedig megelégszik a legkisebb, pl. kötet, csomó, stb.,