Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941)

Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A levéltári leltár / 150–156. o.

154 EMBER GYŐZŐ adat. Olyannak kell ugyanis lennie, hogy az egységbe tartozó összes íratok közös és lényeges jegyeit ragadja meg, legyenek azok akár tartalmiak, akár formaiak, csak minden egyes darabot jellemezzenek. Ezek az elvek érvényesek a fő- és alcímekre egyaránt, amíg olyan egységekig nem jutunk, amelyeknek címe már semmi összefüggésben sincs a tartalommal, hanem puszta levéltári jelzet. Kérdés, hogy a leltár ezeknek részletezésében meddig menjen el. Mint már láttuk, a tökéletes megoldás az lenne, hogy a legkisebb egységet is feltüntesse, ez azonban a gyakorlatban csak ritkán valósítható meg, így meg kell állania a raktári egységeknél, amelyeken a levéltár térbeli elhelyezése alapszik, legyenek azok kötetek, csomók, dobozok, ládák stb. Ezeket azonban egységrőlegységre haladva részletezve kell felsorolnia, nem elégedhetik meg ilyen összegezéssel: ,,Míscellanea 1—50. csomó 1—500. szám" hanem minden egyes csomónál meg kell mondania, hogy milyen számokat foglal magában. Ez az elv első pillanatra különösnek hangzik és látszólag felesleges munkát ró a leltározóra. Az iratok tudományos használhatósága szempontjából csakugyan felesleges ez a részletezés, mert általa semmivel sem tudunk meg többet, mint amennyit a puszta cím elárul. A leltárnak azonban nem a felvilágosítás a célja, hanem a levéltár pillanatnyi helyzetének lehető legpontosabb feltüntetése és az íratok őrzésének megkönnyítése. Ezt a célt pedig nyilvánvalóan jobban eléri akkor, ha egységek szerint részletezve halad. Minden egyes raktári egységet külön számmal kell megjelölni a raktárban és a leltárban egyaránt, A raktári számozás folytatólagos legyen, a számok a nagyobb egységeken belül ne kezdődjenek újra elölről. Nem ajánlatos a számozás megszakítása még olyan módon sem, hogy az új számsort más jellel, pl. betűvel megkülönböztetik. A célszerűség ellene szól annak is, hogy másként számozzák az iratokat és másként a hozzájuk tartozó segédkönyveket. Ezáltal ugyanis könnyen megeshet, hogy a segédkönyvek valamilyen zavar révén máshova kerülnek, s igazi helyüket újból kell megállapítani. A folytatólagos számozásnak viszont hátránya, hogy megmerevíti a levéltári rendszert, a rendezéssel járó változtatások egészen új számozást követelnek. Ez azonban csak technikai nehézség, amivel mindaddig, amíg a levéltár véglegesen, nincsen rendezve, számolni kell. Sokat vitatott kérdés a leltározással foglalkozó iroda-