Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941)

Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A levéltári leltár / 150–156. o.

A LEVÉLTÁRI LELTÁR 153 aminek a kutatás és történeti feldolgozás, tehát az iratok tudományos értékesítése szempontjából sokkal nagyobb jelentősége lenne, mint a leltár adatainak, aminek azonban, más célt szolgálván, más módon kell a levéltár szolgálatára állania, A leltár beosztása a levéltár beosztását kövesse, annak megfelelően tagozódjék nagyobb-kisebb egységekre. Meg kell különböztetnünk levéltári, raktári és leltári egységeket. Levéltári egységek pl. összetett levéltár, levéltár, gyűjtemény, ügyosztály, kútfő, tétel, sorozat, doboz, láda, csomó, szám, kötet. A raktári egység egybeeshetik a levéltári egységgel (pl. kötet), de lehet nála kisebb és nagyobb, pl, csomó, amelyben több levéltári szám vagy egy számnak csak egy része van. A leltári egységek részben a levéltári, részben pedig a raktári egységeknek felelnek meg, A legkisebb leltári egység a raktári egységgel azonos, Pl, egy összetett levéltárban a különböző levéltárak is leltári egységek, s a többi levéltári egység is, ameddig nagyobb a raktári egységeknél, A leltár egyes egységek meghatározásánál ugyanazokat az adatokat használja fel, amelyek a levéltárban magukat az iratokat is meghatározzák. Ennél az általános elvnél részletesebb utasításokat adni nem lehet, ezek a levéltárrendezéssel kapcsolatban alakulnak ki s az egyes levéltáraknál mások és mások. Az első ilyen adat a kérdéses leltári egység megnevezése. Abban az esetben, ha megvan az egységnek a levéltár kialakulásakor kapott neve, azon a levéltárnok se a rendezésnél, se a leltárban ne változtasson, az egykorú szóhasználatot mindenképpen társa meg. Ettől az se ríaszsza vissza, ha az egység címe a tartalmat egyáltalában nem fedi, sőt talán egyenesen félreértésre ad alkalmat arra vonatkozóan. Ne tévessze szem elől, hogy a leltárnak nem célja, hogy az íratok tartalmáról tájékoztasson, hanem csak a megőrzést hivatott szolgálni, amit bármilyen címmel is elér, feltéve, hogy az egységbe tartozó minden egyes darab ugyanazt a címet viseli. Az egykorú elnevezés megváltoztatása káros is lehet, mert nehezíti a korabeli szövegek megértését, amikből pedig a levéltárrendezésre nézve igen sok és fontos útmutatást lehet nyerni. Zárójelben azonban mindig fel lehet és fel is kell tüntetni a helyes nevet, ha az eredeti cím megtévesztő. Más a helyzet, ha a kérdéses levéltári egységnek nincsen egykorú neve. A címet ilyenkor a levéltárnok határozza meg. A helyes cím megválasztása nem könnyű fel-