Levéltári Közlemények, 17. (1939)

Levéltári Közlemények, 17. (1939) - SZEMLE - Jánossy Dénes: Az amerikai levéltárnokok második országos kongresszusa / 341–344. o.

SZEMLE 343 fel alapos viták, miután e téren az amerikai levéltárak részéről még nem alakult ki egységes felfogás. Ezen ingadozásnak természetesen alapos okai vannak, Az iránt ugyanis kétség nem merült fel, hogy a rendezésnél egyedül a proveniencia elve lehet irányadó. De ezen általános szemponton kívül nem alakult ki egységes vélemény arról, hogy a proveniencia elve szerint együvé tartozó levéltári anyag gyakorlatilag miképen állíttassék egybe szerves egységbe? Amerikában ugyanis a közhatóságoknál sem szokásos a levelezésnek darabszám szerint való iktatása. Ehelyett a beérkező postát, illetve az elintézést tárgy szerint osztályozzák, melyhez képest az azonos tárgyú ügyíratok évenkint ismétlődő, azonos törzsszámot kapnak s időrendben — rendszerint dossierben — gyűjtik egybe az egy tárgyra vonatkozó levelezést. Ebben a kezelési eljárásban találjuk meg a magyarázatát annak a gyakorlatnak is, hogy az egy törzsszám alá tartozó irományokat évenként egybekötik. Az amerikai irattár tehát, az íratok bekötése folytán, azt a benyomást kelti, mintha egy tökéletesen rendezett könyvtárban járnánk, ahol még a kötetek ezrei is teljesen egyenlő nagyságúak. Az irattárat aztán szakszerűen készített név- és tárgymutatók egészítik ki. Ha tehát az íratok bekötését valamelyik közhatóságnál mégis elmulasztották, vagy a törzsszámok rendszere szerint szerkesztett dossiereket elhanyagolták, az ilyen állapotban lévő levéltári anyag átvételénél a levéltárnoknak szinte leküzdhetetlen akadályokkal kell megküzdenie, ha a proveniencia elve szerint együvé tartozó iratokat újra rendezni akarja. Számtalan esetben kénytelen lesz az anyagnak új osztályozást adni, vagyis azt helyi vagy tárgyi tagozódás szerint időrendben összerakni s e rendezés aztán lényegesen eltér attól a módszertől, amellyel ez iratokat valamikor, mint élő irattárat kezelték, A vita e tárgyban nem vezetett eredményre, A kongresszuson elhangzott felszólalások ugyanis nem tudtak megbízhatónak látszó irányelveket megjelölni, mert hisz az ilyen szétesett levéltáraknál — a proveniencia elvétől eltekintve — valóban esetenként külön-külön kell a rendezés problémáját elbírálni és a megfelelő megoldást megtalálni. Ha már a közhatóságok levéltárainál is ilyen nehézségek merültek fel a rendezés elveinek megállapításánál, akkor csak természetes, hogy e nehézségek a kereskedelmi, ipari és gazdasági levéltáraknál még inkább szembeszökőbbek. A vita során ugyanis rámutattak arra, hogy a kereskedelem, az ipar és a magánszemélyek levelezésük nagyobb részét rendszerint megsemmisítik, amivel aztán számos esetben önmagukat fosztják meg olyan magánjogi bizonyító erejű okiratoktól, amelyek hiányának káros következményeit gyakran maguk is kénytelenek később elszenvedni; azonfelül pedig az