Levéltári Közlemények, 17. (1939)

Levéltári Közlemények, 17. (1939) - ÉRTEKEZÉSEK - Csobán Endre: A számvevőségi iratok selejtezése / 194–207. o.

200 CSOBÁN ENDRE és iratoknak legalább 80—90%-át kiselejtezzük, a selejtezési jegyzék csaknem olyan terjedelmű lenne, mint az iktatókönyv (napló), s az utókorra csak akkor bírna értékkel, ha a puszta számon kívül a tárgyat, az okmányoknál a bevétel vagy a kiadás összegét is közölnénk. Selejtezési jegyzék helyett készítsünk inkább selejtezési jegyzőkönyvet, amelyben a selejtezés legfontosabb mozzanatait jegyezzük fel, így a selejtezés sorrendjét, a selejtezést gátló vagy megkönnyítő körülményeket, az iktatási vagy irattári rendszer sajátságait, az íratok állapotát, a feltűnőbb hiányokat és egyéb fontosabb mozzanatokat. Az állami számvitel egységesítéséről szóló, már idézett rendelet kimondja, hogy fegyelmi alatt álló tisztviselők hivatalának iratait a fegyelmi vizsgálat tárgyát képező időre vonatkozólag selejtezni nem szabad.

11 Természetesen az ilyen különleges körülményeket is feljegyezzük a selejtezési jegyzőkönyvben, A gyakorlati selejtezés technikailag a következő fázisokon halad végig. Az egy számhoz tartozó iratot, okmányt, iratcsomót vagy okmánycsomót kézbevéve — az állandóan előttünk fekvő iktatókönyv (főnapló, jegyzék, számadás, stb.) megfelelő rovata alapján — megállapítjuk a folyószám, személy (személyek) és a tárgy azonosságát. Ezt követöleg az iratok egyenként való megvizsgálása útján azt állapítjuk meg, hogy van-e közöttük olyan irat, esetleg mellékletképen olyan füzet, könyv vagy más tárgy, amelyet az Utasítás rendelkezései értelmében meg kell tartanunk. Ennek a vizsgálatnak az Utasítás pontjai alapján tételenként kell végbemennie s különös figyelmet kell fordítani azokra a szempontokra, amelyek a közigazgatási, helyi és általános történeti, kulturális, gazdasági, politikai, társadalmi, közjogi, magánjogi, irodalmi, tudományos vagy művészeti álláspontról való értékelést írják elő. Különösen ennél az értékelésnél, de egyébként is figyelembe kell venni nemcsak az iratok és mellékleteik tulaj donképeni tartalmát, hanem az íratok vagy mellékletek bármely részén található hivatalos vagy nem hivatalos feljegyzéseket, szavakat, rajzokat, stb. Ne felejtsük el, hogy nem egy értékes nyelvemlékünk egészen más tartalmú könyvekbe vagy iratokba írva maradt ránk. (Ne felejtsük el, hogy 11 Lásd: 48.385/1905. P. M. sz. r. 407 §, és 13.428/1884. P. M. sz. r. 3. §.