Levéltári Közlemények, 16. (1938)

Levéltári Közlemények, 16. (1938) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A magyar királyi helytartótanács ügyintézése II., 1783–1848 : második közlemény / 58–141. o.

A HELYTARTÓTANÁCS ÜGYINTÉZÉSE 75 Mindkétfajta jegyzőkönyvet az ügyosztályok szerint külön-külön készítették el az illető ügyosztály ügyeinek előadásával megbízott tanácsos hivatali helyiségében, amit a francia közigazgatásból kölcsönzött szóval bureau-nak kereszteltek el. A tanácsrendszert tehát a helytartótanácsnál 1783-ban részben az ú, n. bureau-rendszer váltotta fei, a később hírhedtté vált bürokratizmus ekkor kezdődött a magyar közigazgatás központi hatóságánál. A bureau-khoz az előadó tanácsosokon kívül a titkárok és fogalmazók, később a fogalmazógyakornokok is hozzátartoztak. Minden tanácsosnak, helyesebben minden ügyosztálynak megvolt a maga titkára és fogalmazója, akik az előadóvezetése alatt állottak, neki engedelmességgel tartoztak. Ez lényeges változást jelentett az 1783 előtti helyzettel szemben, amikor a titkárok váltakozva fogalmazták a legkülönbözőbb tárgyú kiadványokat, bár már akkor is tekintettel voltak arra, hogy ugyanazon ügyben az összes kiadványokat ugyanaz a titkár fogalmazza meg. A bureauk munkája a gyakorlatból nyert tapasztalatok alapján fokozatosan alakult ki és nyert állandó jelleget. Niczky 1783-i Planumában még az iktatóhivatal is jelentékeny részt vett az ügyosztályok teendőiben. Minthogy minden beadványt itt iktattak és innen küldtek szét az ügyosztályokba, Niczky úgy gondolta, hogy már itt megállapíthatják, hogy melyik írat kerül a tanács elé, s melyik intézhető el a folyó jegyzőkönyvek útján. A Planum tervezete szerint míndkétfajta jegyzőkönyvek vázlatát az iktatóhívatal készítette el. Az iktatás után minden beadványt egy ív papírba tettek. Fontosabb ügyekben az irattárba is átküldték, hogy az előíratokat csatolják hozzá. Azután különválasztották az ülés elé tartozó darabokat a currensektől, majd ügyosztályok szerint csoportosították őket.

13 Minden ügyosztály részére minden ülésre jegyzékeket (ccnsignatíones) készítettek. Ezeken feltűntették, hogy milyen jegyzőkönyvhöz tartoznak, milyen napon tartott, hányadik ülés, milyen ügyosztálybelí ügyeit melyik tanácsos előadásában foglalják össze. A kettéhajtott borító ívek, az ú. n. phylerae votorum baloldalára pedig a beadvány számát, a beérkezés idejét, a tartalmi kivonatot és végül a beadvány keltét vezették, A jobboldalt az elinté13 Az iktatóhivatal ideiglenes tájékoztatás kedvéért a kettéhajtott beadványok hátlapján ceruzával feljegyzezte a következő ülés napját, a referens nevét vagy számát (ugyanis minden előadó egy számot kapott) és az ügyosztályt.