Levéltári Közlemények, 16. (1938)

Levéltári Közlemények, 16. (1938) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A magyar királyi helytartótanács ügyintézése II., 1783–1848 : második közlemény / 58–141. o.

118 EMBER GYŐZŐ arra tartoztak ügyelni, hogy a beadványt kiállító hatóság nevét feljegyezzék, azután a tartalmi kivonatban előforduló neveket, s végül, de nem utolsó sorban, magát a tárgyat is. Minthogy nem a beadványok, hanem az ívek alapján dolgoztak, munkájuk használhatósága elsősorban attól függött, hogy a kivonatolok jó kivonatokat készítettek-e. Mert ha a kivonatból valami lényegest kihagytak, az azután a mutatókönyvből is kimaradt. A mutatókészítők nemcsak a puszta címszavakat adták meg, hanem röviden a tárgyat is megjelölték, amiben természetesen ugyancsak a kivonatolok szövegezéséhez igazodtak. A mutatókészítő munkájának megkönnyítésére az ú. n. csoportos jelentéseket (relationes cumulares), vagyis az ország minden törvényhatóságától rendszeresen befutó kimutatásokat, közgyűlési jegyzőkönyveket stb., nem tüntették fel darabonkínt, hanem ezek részére külön rovatokat nyitottak és ide csak az iktatószámokat írták be. 1785-től 1824-ig követték ezt a gyakorlatot, attól kezdve a halomba (ad cumulum) gyűjtött beadványokhoz nem készült külön mutatókönyv. A mutatókönyv esetleges pontatlanságát azzal igyekeztek ellensúlyozni, hogy a kivonatolóknak meghagyták, hogy az ú. n. őrszámokat (numerus scontralís) minden egyes beadvány iktatásánál pontosan határozzák meg é& vezessék be a megfelelő rovatokba. Ezt a műveletet rovancsolásnak nevezték, célja az elő- és utóiratok megállapítása volt. így ha valamilyen ügyben csak egy számot ismertek, könnyen megkapták a vele összefüggő többi beadvány számát is. Az iktatótísztek rovancsolását az aliktató tartozott hétről-hétre ellenőrizni. A mutatóval ellátott és megrovancsolt íveket (füzeteket) összegyűjtötték és a helytartótanács könyvkötője az íktatóhivatal helyiségében könyv-alakban egybekötötte, mégpedig úgy, hogy egy kötetbe kb. 120 ív, azaz 6000 szám: került. Ezeket a könyveket, a helytartótanács központi jegyzőkönyvét (protocollum centrale), minthogy rájuk nemcsak az íktatóhívatalnak, hanem az előadó tanácsosoknak is állandóan szükségük volt, hogy az előíratokat, vagy a rokon természetű ügyiratokat kikereshessék, két évig az iktatóhívatalban őrizték. A tapasztalat ugyanis azt bizonyította, hogy egy-egy ügy végleges elintézése két esztendőn túl nem igen húzódik el. Hosszabb ideig az iktató azért nem tarthatta magánál a könyveket, mert jelentékeny helyet foglaltak el, helynek pedig minden hivatal mindig