Levéltári Közlemények, 16. (1938)

Levéltári Közlemények, 16. (1938) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A magyar királyi helytartótanács ügyintézése II., 1783–1848 : második közlemény / 58–141. o.

112 EMBEÜ GYŐZŐ zepén alakult ki a gyakorlatban. A következőkben az iktatás ismertetésénél ezt a két utasítást veszem alapul, ellenőrizve és kiegészítve azokkal az eredményekkel, amelyek a korunkra maradt segédkönyvek és az iratokon található hivatalos feljegyzések alapján állapíthatók meg. Újból hangsúlyoznom kell az utasítások forrásértékét, ugyanis az ügyintézésnek sok olyan mozzanatát is megvilágítják, amelyek különben homályban maradnának. A helytartótanács címére szóló hivatalos iratokat az iktatóhivatal szolgálatára rendelt futár hozta a postáról a hivatalba. Itt a hivatal vezetője, távollétében helyettese, vagy ha az sem volt jelen, az első irnok, illetve iktatótiszt átvette és összehasonlította a postanaplóval (díarium postaié). Ha rendben találta, az átvételt aláírásával elismerte, ellenkező esetben értesítette a postahivatalt. Ha a hiányzó irat nem került elő, jelentést tett az irodaigazgatónak, aki szükség esetén a tanács elé vitte az ügyet. A hivatalos iratokat csak a hivatal vezetője, vagy helyettese bonthatta fel. A felnyitáskor azonnal megvizsgálta, hogy a beadványhoz tartozó mellékleteket csatolták-e? Ha igen, akkor számukat tintával a beadvány hátlapjára írta, külön feltüntetve, hogy hány darab eredeti és hány másolat. Ezáltal elismerte, hogy a jelzett mellékleteket hiánytalanul átvette. Ha pedig azt állapította meg, hogy valamelyik darab hiányzik, a borítékot, amelyre a posta a küldemény súlyát feljegyezte, igazolásul a beadvány mellé helyezte, az illető hatóságot pedig felszólította, hogy a hiányzó mellékletet utólag küldje meg. A kegyes királyi leiratokat (benigna rescripta regia), az udvari rendeleteket (decreta aulica), a magyar kancellária elnöki leveleit (litterae praesídíales aulicae), továbbá 1803 óta a magyar hadi főkormányszék (suprema armorum praefectura) átiratait, nem az iktatóhivatalban, hanem az elnökségen bontották fel és vezették rájuk a kézhezvétel napját (praesentatum die N mensis N), az u. n. praesentat. Ezeket, amennyiben az elnökség úgy határozott, hogy a tanács elé kerüljenek, kivéve a hadi főkormányszék átiratait, nem eredetiben iktatták, hanem a kiadóhivatalban lemásoltatták és a másodpéldányokat a közönséges beadványok mintájára kezelték, csupán azzal a különbséggel, hogy az eredetiekre vezetett praesenta keltét változatlanul átírták. Az eredetieket pedig összegyűjtötték és ülésrőlülésre megőrzés végett az irattárnak adták át. A felbontott beadványok (exhibíta) az iktató asztalára