Levéltári Közlemények, 14. (1936)

Levéltári Közlemények, 14. (1936) - ÉRTEKEZÉSEK - Kovács Lajos: A levéltár adminisztrációja / 37–44. o.

38 KOVÁCS LAJOS korlat képezi ki s a kezdet nehézségeivel minden levéltárnoknak meg kellett küzdenie- A kezdet nehézségein csak sok hiba, sok fáradtság árán lehetett átjutni s a kezdet nehézségeivel küzködő levéltárnoknak arról is meg, kellett győződnie, hogy a magyar levéltári szakirodalom terén nem kap oly segítséget, amely más hivatások terén legtöbbször készen rendelkezésre áll. Mindvégig ezen keretek közt maradva arra törekedtem, hogy ne egy adott levéltár adminisztrációját mutassam be, hanem lehetőleg általános téren maradva olyan vázat mutassak be e belső adminisztrációról, amely többékevésbbé minden levéltárra, mind az állami, mind a törvényhatósági, sőt a testületi ós magánlevéltárakra is illeszkedik. Akár szűkebb körre szorítkoznak a levéltárban az adminisztráció feladatai, akár sok ember által is nehezen ellátható, szerteágazó munkát adjanak, alapvető követelmény, hogy a levéltárnok uralkodjék a levéltár anyaga és hivatali tevékenysége felett. A levéltár anyagáról, annak minden iratáról, hivatalos ténykedéseiről és érintkezéseiről mindenkor számot kell tudni adni. Ez szükségessé teszi azt, hogy a levéltár adminisztrációja mindig szabatos keretek közt, mindig következetesen működjék. A levéltár tökéletes áttekintéséhez szinte nélkülözhetetlen egy általános mutató, amint külföldön nevezik: ,,generálkatalógus", amely valósággal az egész levéltárat kezünkbe adja, ahogy nyugvó állapotban van. A korai kezdemények ezen a téren kevés gyakorlati értékkel bírnak s az ilyen modern leltárak nálunk a legtöbb helyen még megvalósításra várnak. E leltárak készítésének sok megfontolást igénylő problémája van, melyek tulajdonképen még megvitatásra szorulnak. Minthogy e problémák már kívül esnek az előadás tárgyául szolgáló mindennapos adminisztráció keretein, nem térhetek ki azokra s erre annál kevésbbé van szükség, mert tudomásom szerint a kongresszus rendezőbizottsága a jövő programmja során külön előadássorozat keretében kívánja azokat megtárgyalni. A levéltár mindennapos belső adminisztrációjában a legtöbb munkát a levéltár használata adja, de ez természetes is, mert a levéltárnak az a rendeltetése, hogy használtassák. A használat következtében a nyugvó anyag egyes részei eltávoznak helyükről. Nem kell hangsúlyoznom annak a követelménynek a fontosságát, hogy az íratok kiemelése olymódon menjen végbe, hogy a darab sorsáról, útjáról és helyéről pontos adatok álljanak rendel-