Levéltári Közlemények, 5. (1927)

Levéltári Közlemények, 5. (1927) 1–4. - ÉRTEKEZÉSEK - Gárdonyi Albert: Reformtörekvések az iratkezelés terén / 254–263. o.

REFORMTÖREKVÉSEK AZ IRATKEZELÉS TERÉN 261 illető ügyek (tanfolyamok, előadások, szakkönyvtárak, tanulmányutak). 08.86 Az alkalmazottak kiképzését illető ügyek. 08.88 Az alkalmazottak szervezetei. 08.97 Az alkalmazottak jutalmazása és kitüntetése. Az iratanyagnak a tizedes rendszer szerinti osztályozása megköveteli, hogy a megszokott mutatózási rendszerrel szakítani kell, mert az ily módon elaprózott szakcsoportok anyagát lehetetlen a régi rendszerű mutatókönyvekben nyilvántartani, hanem szükségszerűen át kell térni a cédulakatalógus-rendszerve. A cédulakatalógus-rendszer a levéltári anyag katalogizálása számára ma még szokatlannak látszik, a brüsszeli városi levéltár példájából azonban meggyőződhetünk róla, hogy a tizedes szakrendszer elfogadása nélkül is sikerrel használható. A brüsszeli rendszer szerint minden ügydarabról (dossier) a hozzá tartozó ügyiratok számára való tekintet nélkül egyetlen katalógus-cédula készül, mely szabatosan megjelöli az ügydarab tárgyát, az ügy lefolyásának kezdetét és végét, az alkalmazott szakrendszer jelzését és az ügydarab levéltári helyszámát. Ezzel olyan kimerítő leírást kapunk minden egyes ügydarabról, amilyenre a régibb levéltári mutatók alkalmazásánál gondolni sem lehetett. Egyedül az iktatói számokra nem helyez súlyt ez a katalogizálási rendszer, jól kiépített katalogizálási rendszer mellett azonban az iktatói számoknak alig van jelentőségük, tehát bátran mellőzhetők. Az ily módon kiállított katalóguscédulákat vagy a tárgyak és nevek betűrendje, vagy pedig a megállapított számrendszer szerint lehet rendezni. A betűrend szerinti felállítás könnyen kezelhető, de élettelen mechanizmus. A szakrendszer szerinti felállítás nagyobb gondosságot követel, de viszont jobban összefogja az anyagot, bizonyos kikristályosodási folyamatot indít meg, mely az anyag feldolgozását rendkívül megkönnyíti. A tizedes szakrendszer lényegéhez tartozik, hogy az ügydarabokról készült katalóguscédulák e rendszer szerint csoportosíttatnak s csupán az egyes szakcsoportokon belül érvényesíthető az időrend vagy betűrend szerinti beosztás, amint ezt a vonatkozó anyag természete megkívánja. E rendszer alkalmazása esetén úgy a beosztást végző levéltárosnak, mint a beosztott katalógusanyagban dolgozó kutatónak is nagyon jól kell ismerni a tizedes szakrendszer titkait, a