Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [6] 1976. 178 p.

Szabó Éva: A gépi adatfeldolgozás lehetőségei a levéltárakban

A munka elvégzése során öt munkafázist különböztethetünk meg, amelyek már a tervben is tükröződnek,, Ezek; - 1 / az adatgyűjtés, az adatfeltárás, ami kizárólag a levéltár feladata. Itt ugyanis lényegében a jelenlegi levéltári munka elvégzéséről van szó. Különbségnek csak a munka minőségében kell jelentkeznie. S itt. kitért az előadó az ügyiratcimek egységes formáinak kimunkálására; 2/ az adatoknak gépi olvasásra való átfordítása; 3/ az előző munkafázisok eredményeinek ellenőrzése; 4/ az adatok gépi feldolgozása; 5/ az adatok összegezése, a végtermék. Ennek meghatározása szin tén a levéltárral közösen történik. A gépi adatfeldolgozásnak ugyanis éppen az az óriási előnye, hogy az adatok többszörösen kombinál hatók. A megjelenítés is különböző lehet, így: listák, kartonok, film, képernyő, stb., bár a levéltár szempontjából a legracionálisabbnak a papíron való megjelenés tűnik - állapítja meg az előadó. A referátum részletesen leírja egy leltár elkészítését a gépi adatfeldolgozás igényeinek figyelembevételével. A levéltárosnak az adatfelvételnél olyan formulákat kell használnia, melyeket számára a gépi adatfeldolgozás szakemberei készítenek elő. Példának egy 1945 utáni minisztériumi állagot választott. A meghatározott mezőkben, formulákba Eterülnek a jelzet, a cim, az időtartam, valamint a tartalmi belső megjegyzések. Külön mezők állnak a hely, a személy, a tárgy index-szavaira. Ezen indexek célja a későbbi számitógépes adaptálás megkönnyítése. Tehát a levéltárosnak előre megtervezett klasszifikációs séma (adatlap) alapján kell dolgoznia. A rendszer lényege, hogy az összes normázandó kérdést előre tisztázza a levéltáros és az adatfeldolgozó szakember és igy a levéltárosnak lényegében csak a cim, valamint a tárgyi fogalmak felvételére kell koncentrálnia. A refe-