Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Élő Zoltán: Az archívum és ügykezelés kapcsolata, a tervszerű egyttműködés kialakítása Fejér megyében

Az érvényben lévő iratkezelési rendszer biztosítja az ügyirat formálásnak, az iratok csoportosításának, a cimek megfogalmazásának és az alapvető segédletek elkészítésének lehetőségét. Az archívum ebben a munkában tanácsadója az iratképző szerveknek, s részt vesz a tényleges munkafolyamatban. Azt az elvet valljuk, hogy a folyó ügyintézés helyes megszervezésének alapja az iratok megfelelő csoportosítása. Az iratok csoportosítása és rendezése nem azonos fogalom. A csoportosítás és a rendezés közti különbséget abban látjuk, hogy az első esetben az általános részek előzetes felosztásáról van szó, a különbözőség vagy hasonlóság alapján; a második eset a részek végleges csoportosítását jelenti a hasonlóság és különbözőség ismérve szerint. Mindezek lehetőséget biztosítanak az iratanyag meglétének, állapotának, gondozottságának ellenőrzésére. E feladat magában foglalja: - a nyilvántartás és feldolgozás hiányosságainak feltárását, - az iratanyag tényleges meglétének megállapítását, - az iratanyag tartalmi kérdéseinek átvizsgálását, - az irattárak (helyiség, berendezés, takarítás) állapotának felmérését, - az iratok gondozottságának megvizsgálását a fizikai (nedvesség, napfény, levegőhiány, rágcsáló, baktérium, stb.) és erkölcsi (titkossági, hamisítási, lopási, stb.) tényezőknek megfelelően. Az ellenőrzés tapasztalatait feljegyzésben rögzítjük. Kiszállásaink alkalmával megvizsgáljuk, hogy a jegyzőkönyvek mellett szerepelnek-e a napirendi anyagok és a személyi jellegűek "leszedésre" kerültek-e. Az értékhatár alá sorolt szervezetek anyagai közül az iratjegyzéknek megfelelően a szükséges iratok bekerültek-'e a megőrzendők