Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról

anyag archivumbakerülésének módját is beirni (ajándékozás, vásárlás, stb.). A BN lezárása ugy történik, hogy az év utolsó bejegyzése utáni sorba piros tintával végig egy vonalat húzunk (felhasználhatatlanná tesszük), a következő sorba pedig felirjuk: "Lezárva 1973 december 31. Aláirás. ". Amennyiben a lezárás azért történik, mert az eddig használt kötet betelt, a szöveg módosul: "Lezárva 1973. június 12. Uj kötetben folytatódik a . . . sorszámmal. Aláirás.". A Kimenő anyagok Naplójá

ra (KN) nézve a BN-val kapcsolatban elmondottakat lehetne elismételni, ("beérkező" helyett természetesen mindig "kimenő"-t gondolva), mind "az anyag megnevezése", mind az "elhelyezés" és "megjegyzés" rovatról. Egy dolgot hadd említsek azért: a "megjegyzés" rovatban feltétlenül hasznos feltüntetni, ha a kiadással a fond végleg megszűnik, vagy ha a kiadásról iktatott Írásos felsőbb utasítás intézkedett. A BN-ban és a KN-ban a nyilvántartás az archivum és a külvilág kapcsolatát regisztrálja: azt, hogy kapunk vagy adunk anyagot. A következő okmányok, amelyekkel foglalkozni kívánok az anyag archívumon belüli regisztrálásának alapokmányai. Ezekből lehet megállapítani, mi van az archívumban, s az egyes anyagok az archívumon belül hol találhatók. A fondkönyv vezetéséről: a "Megjegyzések" rovatban a fond megszűnésével kapcsolatos bejegyzést minden esetben keltezéssel és aláírással kell ellátni. Az egyes rovatok kitöltéséről: a fond nevének megváltozása esetén (amennyiben ez a fondképző nevének megváltozása miatt történik, de a fondképző is, a fond is megmarad), az eddigi nevet piros tintával X jellel áthúzzuk (érvénytelenítjük), s alá irjuk a fond uj nevét.