Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról

si Bizottság üléseinek 1957-1960 közötti jegyzökönyvei már az archívumban vannak (tegyük fel, hiányosan), és később ugyanebből az időszakból még néhány elmaradott jegyzőkönyv beérkezik, mondjuk, egy 1957-ből, egy 1958-ból és kettő 1959-ből, ebben az esetben a Beérkezési Naplóba nem elég beirni a beérkezett anyag megnevezéseként, hogy "A ... JB üléseinek jegyzőkönyvei 1957-1959.", hanem közelebbi kelet-meghatározást kell adni, hogy a már bentlévő ... JB 1957-1959 közötti jegyzőkönyveitől megkülönböztessük. Ha a beérkező anyag nagy mennyisége ilyen pontos megjelölést nem tesz lehetővé, más formát kell találni, főleg ha a Beérkezési Napló "az anyag elhelyezése" rovatába csak egy fondszámot tudunk irni, mert a fond, amelyhez uj anyag érkezett, rendezetlen. Annak ugyanis, hogy az adott helyről az adott esetben beérkezett egyegy' anyag ne vesszen bele a már bentlévőkbe, bizonyos - a legváltozatosabb esetekben - jelentősége lehet. Ezekre az igen változatos esetekre (kutatás, rendezés, pártügyek, stb.) egyszerűbb eleve felkészülni, mint rendszerbe foglalva őket mindegyikre külön-külön eljárást kidolgozni. Ezeknek az eseteknek egy része egyszerűen előre nem is látható, ki sem található. Nem okozna problémát, ha a beérkezett anyag leltárba kerülve, azon a BN száma, vagy a beérkezés dátuma, vagy egyéb adat feltüntetése mindig lehetséges lenne. Erre azonban az esetek nagy részében nincs lehetőség. Akárhonnan próbáljuk is megkerülni, még mindig az a legegyszerűbb és legbiztonságosabb, ha "az anyag megnevezése" rovat kitöltésénél körültekintően járunk el. Fontos feltüntetni "az anyag megnevezése" rovatban azt is, hogy a beérkezett anyag eredeti-e, vagy másolat, hiteles-e, vagy sem, hogy esetleg ugyanannak a dokumentumnak több példánya-e, stb. Ha például az archivum megkapja az MSZMP . . . Megyei Bizottságának -i ülésén felvett jegyzőkönyvet Savin másolatban, nem biztos, hogy tiz év elteltével még elő tudja ezt az anyagot adni. Ugyanígy áll a helyzet például akkor, ha az archivum nem az eredeti iratokat kapja meg, mondjuk egy személy hagyatékából, hanem csak filmfelvételt kap róla. Nem elég "áz a-