MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).

ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 1. A MOREQ-RŐL ÁLTALÁBAN - 1.4. Iratkezelési alapismeretek

MoReq2010

® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 26 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva Sok szervezet munkaszervezési módszere a kollaboratív csapatmunka, de lehet szó akár bizottsági vagy más munkacsoportokról, esetleg projektmunkáról. Ahol ezek a tevékenységek megjelennek, felmerülhet az igény, hogy a hozzájuk kapcsolódó nyilvántartott iratokat az egyes tevékenységek központi témaköre szerint csoportosítsák, mint például az adott projekt, és ne csak a szervezet tevékenysége szerint, vagy aszerint, hogy melyik folyamat hozta létre a nyilvántartott iratot. Például egy kisebb egyesület tagnyilvántartása a tagokra vonatkozó iratokat tagonként egyetlen aggregációban kezelheti. Az egyes tagokra vonatkozó aggregációk az alábbiakat tartalmazhatják:  A tag eredeti felvételi űrlapja, értékelése, és jóváhagyása  Személyi adatok, bankszámla és értesítési információk, ideértve ezek változásait is  Éves előfizetési, illetve tagdíjfizetési adatok  Az egyesületben viselt tisztségek, vezetői pályázatok és kinevezések  Levelezés, illetve egyéb információk a tag különféle egyesületi tevékenységeiről  Költségszámlák és költségtérítési igények  Szerződések, tanúsítványok, jogi dokumentumok  stb. Ebben a példában az adott egyesületi tagra vonatkozó egyedi aggregáció iratai különböző funkciókhoz, tevékenységekhez, és tranzakciókhoz kapcsolódnak, ezért a besorolási sémában különböző tételekbe kellene őket sorolni. Lehetnek jogi, szabályozásbeli, vagy egyszerű gyakorlati indokai, hogy az egyes tagok néhány iratát viszonylag sokáig meg kell őrizni, míg az aggregáció többi iratát csak rövid ideig kell megtartani, és utána selejtezni kell. Egy ilyen helyzetet, habár elég gyakran találkozhatunk vele a szervezeteknél, elég nehéz az 1i ábrán bemutatott hagyományos hierarchikus besorolási struktúrával kezelni, mert a hagyományos elrendezésben a részaggregáció összes elemének azonos irattári tételűnek kell lennie. A fenti példa jól szemlélteti, hogy az ügyviteli érdek hogyan ütközhet az iratkezelési követelmények igényeivel. Ilyenkor vagy a besorolási sémát kell hibriddé alakítani, (pl. olyan túlzottan általános tételek beiktatásával, mint az „ügyvitel”, „ügyfelek”, „projektek”, „személyzet”és „események”), vagy pedig a szervesen összetartozó aggregációkat kell darabokra bontani (például az összes tagfelvételi iratot egy külön „tagsági kérelmek” tétel alá összevonni, míg az éves tagdíjfizetéseket a „tagság megújítása 2011” irattári tétel alá sorolni). Valószínűleg egyik kompromisszum sem eredményez tökéletes megoldást. A besorolás és az aggregációba sorolás egyértelmű megkülönböztetése révén a MoReq2010® nagyobb rugalmasságot biztosít a tételek (az összetartozónak ítélt iratok csoportjainak) meghatározása terén, megkönnyítve a megfelelő besorolási séma kialakítását és használatát. Ennek köszönhetően a MoReq2010® könnyebben alkalmazható a valós helyzetek kezelésére. A specifikáció lehetővé teszi az ügyviteli érdeknek megfelelő aggregációk kialakítását, sőt, ha szükséges bármilyen szintű aggregáció iratainak egyedi besorolását is (ezt szemlélteti az 5d ábra, és az 5. Besorolási Szolgáltatás fejezet tárgyalja). Ugyanakkor a tradicionális megközelítés felé való (visszafelé) kompatibilitás is megmarad (1i ábra).