Állományvédelmi ajánlás. Szerzők: Czikkely Tibor, Káli Csaba, Orosz Katalin, P. Holl Adrien, Szlabey Dorottya. 2017, 150 oldal
9. Levéltári iratok mozgatása
lüli illetve közötti szállításhoz képest, a költöztetés jelenti a legnagyobb kockázatot. Körültekintő, gondos tervezéssel és kivitelezéssel a veszélyek kiküszöbölhetők. 9.3.1. A költöztetés tervezése és a költségek meghatározása A költöztetés tervezése során több, egymással kombinálódó feladatsort és felelősségi szintet is tisztázni, illetve tervezni kell. Ennek kapcsán több kérdés is adódik. Mely feladatokat végezhetnek el a levéltár dolgozói? Mi az, amit külső partnerre kell/lehet bízni? Mi az, amit levéltárosok, kezelők megoldhatnak és mi az, amihez állományvédelmi szakember, restaurátor tanácsa, közreműködése szükséges? Van-e lehetőség külső munkaerő, egyetemisták, önkéntesek bevonására, és ha igen, miben tudnak segíteni? Külső segítség bevonása esetén betanításuk és felügyeletük a levéltári szakemberek feladata. Amennyiben a költöztetést, az iratok szállítását külső cégre bízzuk, referenciákat kell beszerezni. Ha lehet olyan partnert kell választani, akinek már van tapasztalata közgyűjtemények költöztetésében. Nem célszerű olyan céggel dolgozni, ahol az alkalmazottak alkalmi munkások, változó összetételben. A költözés költségeinél számításba kell venni az iratok csomagolóanyagainak költségeit, egyrészt a szállítási csomagolást, másrészt a végleges elhelyezéshez esetleg szükséges átcsomagolást. Meg kell határozni a szállítás költségeit, akár saját erővel történik, akár szállító céggel. A tapasztalatok szerint mindenben kellő ráhagyással kell kalkulálni. Minden dokumentum szilárd védőeszközben legyen a költöztetés közben. Olyan csomagolást kell alkalmazni, ami lehetővé teszi a címkézést. A szállító konténerek mérete alkalmazkodjon a tartalomhoz, bennük a dobozok, kötetek ne csúszkáljanak. Amennyire lehet, az eredeti tárolóeszközükben költöztessük a dokumentumokat. Csak azokat cseréljük ki, amelyek nem nyújtanak kellő védelmet. Azok a csomagolóanyagok, amelyekben véglegesen benne marad a levéltári anyag, időállóak legyenek. 9.3.2. A szállítók által betartandó szabályok Általános szabályok: • A költöztetésben részt vevő személyeket be kell tanítani a dokumentumok helyes ke-95
