Állományvédelmi ajánlás. Szerzők: Czikkely Tibor, Káli Csaba, Orosz Katalin, P. Holl Adrien, Szlabey Dorottya. 2017, 150 oldal

8. Levéltári iratok átvétele, rendezése, kezelése, raktári elhelyezése

8. Levéltári

iratok átvétele, rendezése, kezelése, raktári elhelyezése

8.1. Iratátvétel

Az átveendő irattári anyag állapotát, különösen nagyobb mennyiség esetén, a levéltárba való beszállítás előtt ellenőrizni kell. Az iratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, rendezetten, tisztán, selejtezetten, levéltári őrzésre alkalmas, megfelelően feliratozott, savmentes dobozokban vagy az iratanyag jellegének megfelelő más tárolóeszközben kell az iratképző szervnek a levéltár részére átadni. (335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet) Ha valamilyen okból a levéltár erősen poros, fertőzött vagy nem megfelelően rendezett és csomagolt iratanyagot vesz át, akkor azt a szükséges állományvédelmi munkák elvégzéséig elkülönítve kell tárolni. Az átadás-átvételt a levéltár helyiségében kell elvégezni. A levéltár elektronikus iratot csak a vonatkozó jogszabályban előírt formátumban vehet át és csak akkor, ha rendelkezik az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges - ugyancsak jogszabályban előírt - feltételekkel.

Ha az iratanyag felületi nedvességtartalma 60%-nál magasabb, az iratanyagot ki kell szárítani, nedvességtartalmát 40-50% közé csökkenteni. Ennek érdekében az iratanyagot szárítóállványokra kell teregetni, és páramentesítő készülékkel folyamatosan csökkenteni kell a szárítóhelyiség levegőjének páratartalmát. Ezt az eljárást állományvédelmi szakember bevonásával kell elvégezni.

8.2. Az iratanyag rendezése

Az iratanyag rendezése, feldolgozása során a fémkapcsokat, zsinegeket, gumiszalagokat, műanyag borítókat, színes pamutszalagokat, azok károsító hatása miatt el kell távolítani. A gyűrődéseket, szamárfüleket óvatosan ki kell simítani. A különböző jelölőcédulákat általában célszerű eltávolítani. Amennyiben ezen fontos információk találhatók, akkor azokat savmentes papírra át kell másolni. A papír szakadásainak házilagos javítása (enyves szalag) megengedett a további károsodás elkerülése végett. Ezek többnyire ideiglenes megoldások lehetnek, mint például a keményítő vagy metil-cellulóz ragasztóval vékony japánpapír-csíkok használata. Az öntapadós ragasztókat (például cellux) nem szabad használni. Ha lehet, akkor a ragasztással járó kockázatokat a dokumentumok védőborítóba helyezésével váltsuk ki. A leszakadt könyvtáblákat puha, színezetlen (fehér), nem rugalmas pamutszalaggal kell átkötni, a kötethez rögzíteni. A szalagot masni-szerűen kell megkötni és 89