Ajánlás térképek levéltári leírásához és adatbázisban történő feldolgozásához. Levéltári Szabványügyi Bizottság, 2012. 60 oldal
BEVEZETŐ Az Ajánlás a Nemzetközi Levéltári Tanács által kiadott nemzetközi levéltári szabványok fordítására és hazai adaptálására 2009-ben létrejött Szabványügyi Ad Hoc Bizottság munkájának keretében született. Az Általános Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa (ISAD/G) nem ad útmutatást az egyes speciális irattípusok leírására. A gyakorlati hasznosítás felé történő továbblépés egyik logikus iránya tehát az, hogy egyes irattípusokra vonatkozóan a nemzetközi szabványokkal együtt alkalmazható, ugyanakkor a hazai forrásadottságokból és levéltári gyakorlatból kiinduló ajánlások készüljenek. Legsürgetőbb feladatnak a magyar levéltárakban tervezett, elkezdődött, vagy folyamatban lévő digitalizálás és adatbázisépítés által elsősorban érintett forrástípusok - anyakönyvek, jegyzőkönyvek, tervek, és térképek - feldolgozásának egységes mederbe terelése, a kapcsolódási pontok rögzítése, a szabványos adatcsere feltételeinek megteremtése tűnt. Az Ajánlás természetesen nem akar az egyes levéltári intézmények helyett dönteni a digitalizálás stratégiai kérdéseiben, és nem kíván egységesített adatszerkezeteket erőltetni a feldolgozókra. A magyar levéltári szervezet, illetőleg az egyéb iratőrző szervek sokszínűsége, széttagoltsága, a tényleges és potenciális kutatók eltérő köre, az anyagi lehetőségek, a rendelkezésre álló szaktudás és technológia különbözősége a feldolgozó munka mélysége tekintetében továbbra is nyilvánvalóan jelentős különbségeket fog eredményezni. Ugyanakkor fontos - és az Ajánlás ezt szándékozik elősegíteni - hogy ne egymástól elszigetelt, csak helyben használható kisebb-nagyobb adatbázisok tucatjai szülessenek, hanem hogy a különböző iratőrző intézményekben épített különböző célú adatbázisok eltérő adatmezői típusonként mégis megfeleltethetők legyenek egymásnak, ami az adatcsere és a közös keresőfelületek létrehozásának elengedhetetlen feltétele. A Magyar Levéltári Portál (www.archivportal.hu ) közös adatbázisa számára elvégzett adatbázis-integráció e tekintetben máris számos tanulsággal szolgált. Az Ajánlás az adatbázisépítésre, vagyis az iratok leírására koncentrál, ugyanakkor ennél figyelembe veszi a digitalizálás kínálta lehetőségeket is: az iratok által hordozott információk teljes leírására nem lehet, de nem is ésszerű törekedni. Az „irat” ebben az összefüggésben ügyiratot/jegyzőkönyvet/tervet/térképet jelent, de ott, ahol a fizikai (kötet) és a szellemi egység (anyakönyvi bejegyzés, testületi ülés, illetve napirendi pont) nem feleltethető meg egymásnak, mindkét/mindhárom leírási szint lehetőséget számba kellett venni. A leírás mélysége egyebekben is változó lehet, amit az Ajánlás igyekezett maximálisan figyelembe venni, az egyes forrástípusoknál a kötelezően rögzítendő adatelemek körét a lehető legkisebbre korlátozva. Az Ajánlás felépítése és használata Az Ajánlás egyfelől meghatározza a térképek leírásakor használandó leírási elemeket. Az ISAD(G) szabvány adatcsoportjaiból kiindulva meghatározza a térképek azonosítását és a levéltári rendszerben elfoglalt helyének megállapítását szolgáló leírási elemeket, valamint a térképek tartalmi és formai jellemzésére valamint elérési pontok kialakítására szolgáló leírási elemeket. Nem szól azokról a leírási elemekről, amelyek esetében a térképek leírása nem különbözik más iratokétól. Ilyen például a hozzáférésre és leírásra vonatkozó 3. adatcsoport. A leírási elemek nem (okvetlenül) felelnek meg konkrét adatbázis-mezőknek. Ha a forrás jellegzetességei és a feldolgozás célja megkívánja, egy-egy leírási elem több adatmezőre is bontható és ezek elnevezése is szükség esetén módosítható. A leírási elemek megnevezése, sorrendje, az Ajánlásban alkalmazott megjelenítési módja nem jelent előírást arra nézve, hogy
