Ajánlás testületi jegyzőkönyvek levéltári leírásához és adataik feldolgozásához Levéltári Szabványügyi Bizottság, 2012. 18 oldal

szempontjából releváns adatelemek megadása szükséges, minden esetben jelezve, hogy azok milyen leírási szintre, illetve levéltári vagy raktári egységre vonatkoznak.

Példák:- [Cím:]

Budapest Székesfőváros Törvényhatósági Bizottsága Közgyűlésének Jegyzőkönyve [Évfolyam:] 1890.

[Szint:] kötet- [Jelzet:]

41/1. ő. e.

[Szint:] őrzési egység

[Dátum:]: 1962.12.06.-[Cím:] GYOSZ III. igazolóbizottság jegyzőkönyvei

[Szint:] alsorozat

[Ülés dátuma:] 1945.07.23.- [Jelzet:]

9.

[Cím:] Jegyzőkönyvek, 1950. október 17., 24., 31.

[Szint:] kötet

[Keletkezés ideje:] 1950.10.17., 1950.10.24., 1950.10.31.

1.1.4. . Irattípus/irattani jelleg/adathordozó

Cél\ A leírás közvetlen forrását jelentő irat típusának, jellegének megadása.

Példák:-eredeti, szószerinti jegyzőkönyv-eredeti, szerkesztett jegyzőkönyv-eredeti, határozati jegyzőkönyv-kéziratos másolat-gépelt másolat-stencilezett másolat-nyomtatott változat-hanganyagról készített leírás-analóg hangfelvétel-digitalizált hangfelvétel-videofelvétel

1.2. Megjegyzés adatok [ISAD(G) 3.6.1]

1.2.1. Megjegyzések

Cél'. A jegyzőkönyvi kötetre (levéltári egységre) vonatkozó egyéb, nem vagy nehezen strukturálható lényeges információk rögzítése.

Magyarázat'. A kötet (levéltári egység) tartalmára vonatkozó megjegyzésektől ajánlatos különválasztani az egyéb (pl. a kötet állapotára, a leírás közvetlen forrására vonatkozó) információkat. Amennyiben fontos információt szolgáltat a felhasználók számára, a jegyzőkönyvező szerv történetével, annak esetleges változásaival kapcsolatos lényeges momentumok is leírásra kerülhetnek.

Példák:

6