Ajánlás egyházi és állami anyakönyvek levéltári leírásához és adataik feldolgozásához. Levéltári Szabványügyi Bizottság, 2012. 17 oldal
BEVEZETŐ Az Általános Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa (ISAD/G) nem ad útmutatást az egyes speciális irattípusok leírására. A gyakorlati hasznosítás felé történő továbblépés egyik logikus iránya tehát az, hogy egyes irattípusokra vonatkozóan a nemzetközi szabványokkal együtt alkalmazható, ugyanakkor a hazai forrásadottságokból és levéltári gyakorlatból kiinduló ajánlások készüljenek. Legsürgetőbb feladatnak a magyar levéltárakban tervezett, elkezdődött, vagy folyamatban lévő digitalizálás és adatbázisépítés által elsősorban érintett forrástípusok - anyakönyvek, jegyzőkönyvek, tervek, és térképek - feldolgozásának egységes mederbe terelése, a kapcsolódási pontok rögzítése, a szabványos adatcsere feltételeinek megteremtése tűnt. Az Ajánlás természetesen nem akar az egyes levéltári intézmények helyett dönteni a digitalizálás stratégiai kérdéseiben, és nem kíván egységesített adatszerkezeteket erőltetni a feldolgozókra. A magyar levéltári szervezet, illetőleg az egyéb iratőrző szervek sokszínűsége, széttagoltsága, a tényleges és potenciális kutatók eltérő köre, az anyagi lehetőségek, a rendelkezésre álló szaktudás és technológia különbözősége a feldolgozó munka mélysége tekintetében továbbra is nyilvánvalóan jelentős különbségeket fog eredményezni. Ugyanakkor fontos - és az Ajánlás ezt szándékozik elősegíteni - hogy ne egymástól elszigetelt, csak helyben használható kisebb-nagyobb adatbázisok tucatjai szülessenek, hanem hogy a különböző iratőrző intézményekben épített különböző célú adatbázisok eltérő adatmezői típusonként mégis megfeleltethetők legyenek egymásnak, ami az adatcsere és a közös keresőfelületek létrehozásának elengedhetetlen feltétele. A Magyar Levéltári Portál (www.archivportal.hu ) közös adatbázisa számára elvégzett adatbázis-integráció e tekintetben máris számos tanulsággal szolgált. Az Ajánlás az adatbázisépítésre, vagyis az iratok leírására koncentrál, ugyanakkor ennél figyelembe veszi a digitalizálás kínálta lehetőségeket is: az iratok által hordozott információk teljes leírására nem lehet, de nem is ésszerű törekedni. Az „irat” ebben az összefüggésben ügyiratot/jegyzőkönyvet/tervet/térképet jelent, de ott, ahol a fizikai (kötet) és a szellemi egység (anyakönyvi bejegyzés, testületi ülés, illetve napirendi pont) nem feleltethető meg egymásnak, mindkét/mindhárom leírási szint lehetőséget számba kellett venni. A leírás mélysége egyebekben is változó lehet, amit az Ajánlás igyekezett maximálisan figyelembe venni, az egyes forrástípusoknál a kötelezően rögzítendő adatelemek körét a lehető legkisebbre korlátozva. Az Ajánlás felépítése és használata Az Ajánlás adatelem-csoportokból, illetve azok alá besorolt adatelemekből épül fel. Az adatelemek nem (okvetlenül) felelnek meg konkrét adatbázis-mezőknek. Ha a forrás jellegzetességei és a feldolgozás célja megkívánja, egy-egy adatelem több adatmezőre is bontható és ezek elnevezése is szükség esetén módosítható. Az adatelemek megnevezése, sorrendje, az Ajánlásban alkalmazott megjelenítési módja nem jelent előírást arra nézve, hogy ezeket konkrét publikációban, vagy adatbázisban hogyan kell megjeleníteni. Az adatelemcsoportok és az adatelemek számkódja csak a könnyebb áttekintés és hivatkozás célját szolgálja, de ez sem jelent feltétlenül követendő iránymutatást egy-egy konkrét adatbázis szerkezetére és megjelenítésére nézve. Az ajánlás az adatbázis számára rögzítendő adatelemek (input) kialakítására, struktúrájára nézve ad szabályokat. Az adatcsere és adatmegosztás lehetősége érdekében lényeges, hogy az adatbázisok valamennyi adata, adatmezője megfeleltethető legyen az Ajánlás valamely adatelemének, és ezt az adatbázis
