Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal
A fondnál magasabb szintű leírási egységek időkörét az alájuk sorolt fondok teljes időköre határozza meg. (A fondhoz hasonlóan külön megadható a töredékes és szórvány iratok idököre is.) Az állagok időkörét az oda besorolt iratanyag keletkezésének kezdő és záró éve határozza meg. 3.1.4 Leírás szintje Cél: A leírási egység rendszerbeli szintjének meghatározása. Alkalmazás: Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fond csoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag K K K K K K K K Szabály: Határozzuk meg a leírás szintjét. Az állagszint alatt, a leírt iratanyag sajátosságainak megfelelően további szintek alakíthatók ki: például fősorozat, sorozat, alsorozat, kútfő, tétel, ügyirat, iratdarab. Megjegyzés: A Magyar Országos Levéltárban kialakított szekciókat a fondfőcsoport szintjének kell megfeleltetni. A területi általános levéltárak és a települési önkormányzatok levéltárai a fondfőcsoportokat és azon belül a fondcsoportokat a fondszerkesztésről szóló példatár figyelembe vételével alakítják ki. A fondon belüli állagok kialakításának alapja lehet a fondképző szervezeti tagoltsága, funkcióinak elkülönülése, az iratok tárgya, irattári rendszere, az Íratok típusa, formai sajátosságai. Amennyiben egyes állagok történeti, szervezeti vagy egyéb alapon való szoros összetartozása indokolja, a fondon belül állagcsoportok is kialakíthatók. 3.1.5 Terjedelem, adathordozók Cél: A leírási egység a) fizikai vagy logikai terjedelmének, valamint b) adathordozóinak megadása. Alkalmazás: Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag K K K K K K K K 9
