Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. LXVI. törvény 17. §. (2) bekezdés a) pontja értelmében a Magyar Nemzeti Levéltár a külön jogszabályban meghatározott szakmai követelmények érvényesítése érdekében módszertani ajánlásokat és egyéb segédanyagokat dolgoz ki. Jelen ajánlás kidolgozását az alábbi jogszabály indokolta?

A 27/2015. (V. 27.) EMMI

rendelet

40. § (1) - (2) bekezdése szerint:

„(1) A levéltár a fondokról és állagokról az Ltv.-ben meghatározottak szerint közzétett módszertani ajánlás vagy segédanyagban foglaltak szerint leírást készít, és azt elektronikus formában a honlapján vagy nyomtatott formában közzéteszi.

(2) A

fondokról és állagokról készült leírás tartalmazza:

a) a

leírás szintjét és a törzskönyvi nyilvántartás 32. § (3) bekezdés a-c) pontja szerinti adatait;

b) az

iratképző vagy iratképzők nevét;

c) az

iratképző vagy iratképzök szervtörténetének vagy életrajzának rövid összefoglalását, ami önálló leírásban is elvégezhető;

d) az

iratanyag levéltárba kerülésének jogcímét;

e) a

fond vagy állag tárgyának és tartalmának rövid összefoglalását;

f) iratértékelésre

és selejtezettségre vonatkozó információkat;

g) a

fond vagy állag szerkezetének áttekintését;

h) az

iratanyag levéltári őrzésének jogcímét, tulajdonjogát, kutathatóságára, másolhatóságára és felhasználására vonatkozó korlátozásokat; valamint

i) az

iratanyagban való kutatás módját, és az ahhoz rendelkezésre álló segédleteket.”

A Levéltári Kollégium az (1) bekezdés szerinti ajánlás elkészítésével a Módszertani és Szabványügyi Bizottságot bízta meg, mely annak tervezetét 2018. március 28-án benyújtotta a Levéltári Kollégiumhoz, mely azt 2018. június 7-i ülésén elfogadta, és egyetértett azzal, hogy a Magyar Nemzeti Levéltár az Ltv. 17. § (2) bekezdés a) pontja értelmében a kultúráért felelős miniszter egyetértésével módszertani ajánlásként tegye közzé.

Az ajánlás elkészítése során Nemzetközi Levéltári Tanács által kiadott Általános Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa (ISAD/G) 2. kiadását vettük alapul, melyet a világban a levéltári információs rendszerek kialakítása során általánosan használnak. Az ISAD/G adatszerkezetének megfelelő levéltári információ az utóbbi években Magyarországon is elterjedt, hiszen ezen alapul a Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára által 2013 óta használt scopeArchiv szoftver adatszerkezete. A Magyarországi egyházi levéltárak közös levéltári segédlete (

https://arca.melte.hu/

)

pedig

azon az AtoM (Access to

Memory)

programon alapul, amely az ISAD/G és társszabványai szinte tökéletes informatikai leképezése.

Az ajánlás, a nemzetközi leírási szabvány szerkezetét követve, az ISAD/G által meghatározott leírási szinteket megfelelteti a hazai levéltárakban általánosan alkalmazott rendezési gyakorlatban kialakított szinteknek, s meghatározza, hogy az egyes szinteken mely leírási elemek használata kötelező, opcionális, illetve mellőzendő, és kitöltési útmutatót ad az egyes adatelemekre vonatkozóan.

Készült az ISAD/G Az Általános Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa Második kiadásának adaptációjával a Levéltári Kollégium által megbízott Módszertani és Szabványügyi Bizottság munkájának keretében.

2