ISDF International Standard for Describing Functions. A Funkciók Leírásának Nemzetközi Szabványa. Első kiadás. 2007. Kézirat, 55 oldal.

1. A SZABVÁNY CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSI TERÜLETE

1. A SZABVÁNY CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSI TERÜLETE

1.1 A

szabvány útmutatást ad a levéltári anyagot képző vagy őrző szervezetek/testületek funkcióinak leírásához.

1.2 A

„funkció” fogalom jelen szabványban széles értelemben használatos. Beleértendő a funkciók bármely alosztálya, ami lehet részfunkció, üzleti folyamat, tevékenység, feladatkör, tranzakció vagy bármely más a nemzetközi, országos vagy helyi gyakorlatban használatos fogalom. A szabvány egy adott funkció, vagy annak bármely alosztálya leírására alkalmazható.

1.3 A

szervezetek/testületek funkcióinak elemzése azért fontos, mivel számos levéltári tevékenység alapjául szolgál. A funkcióknak általában nagyobb stabilitás tulajdonítható mint a hivatali stuktúráknak, melyek esetében gyakori az egybeolvadás, vagy átszervezés esetén a funkciók vándorlása. Ezért a funkciók megfelelő alapul szolgálhatnak:-az iratok rendezéséhez, osztályozásához és leírásához;-az iratértékeléshez, valamint-az iratok visszakereséséhez és elemzéséhez

1.4 A

funkciók leírása lényeges szerepet játszik az iratok provenienciájának tisztázása során. Biztos alapul szolgálhat ahhoz, hogy az iratokat elhelyezzük keletkezésük és felhasználásuk kontextusában. Segíthet az iratok keletkezési körülményeinek, létrehozásuk céljának valamint későbbi felhasználásuk módjának magyarázatában és segíthet feltárni hogy az irat milyen szerepet töltött be az iratképző működésében, milyen kapcsolatban állt az ugyanazon iratképző által létrehozott más iratokkal.

1.5 A

funkciók leírását alkalmazhatjuk:

a. to

describe functions as units within an archival descriptive system

b. to

control the creation and use of access points in archival descriptions

c. to

document relationships between different functions and between those functions and the corporate bodies which performed them and the records to which they gave rise.

a. a

funkcióknak, mint

levéltári

leíró rendszeren belüli egységeknek a leírására,

b. levéltári

leírásokban elérési pontok ellenőrzött módon történő létrehozására és használatára

c. a

különböző funkciókat az ezeket ellátó szervezetekhez/testületekhez, valamint a teljesítésük során létrehozott iratokhoz fűző kapcsolat dokumentálására.

1.6 A

funkciók leírása kiegészíti és teljessé teszi az iratok ISAD(G) szabványon alapuló leírását, valamint az ISAAR (CPF) szabványnak megfelelő azonosító leírásokat. A funkciókra vonatkozó információknak az iratok leírásától és azonosító leírásoktól elkülönített tárolása kevesebb információtöbbszörözést jelent és rugalmas levéltári leírási rendszerek létrehozását tesz lehetővé.

8