ISAAR(CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families 2nd edition, Szervezetek/testületek, személyek és családok levéltári azonosító leírásának nemzetközi szabványa. 2004. Kézirat, 54 oldal.

1. A szabvány célja

1. A szabvány célja

1.1 Jelen

szabvány olyan levéltári azonosító leírások készítéséhez ad útmutatást, melyek a levéltári anyagot keletkeztető vagy azt megőrző entitások (szervezetek/testületek, személyek és családok) leírását nyújtják.

1

1.2 A

levéltári azonosító leírások felhasználhatók:

1 Az entitás-fogalom használata a hazai (és nemzetközi) levéltári szakirodalomban nemigen terjedt el, ugyanakkor a könyvtári szaknyelv egyik bevett fogalmáról van szó, amelyet ilyen értelemben használ az ISAAR(CPF) is. A fogalomhasználatra ld.pl.

KSZ/5.

Könyvtári és Szakirodalmi Tájékoztatási Szabályzat. Földrajzi nevek, mint adatbázisrekordok tárgyi hozzáférési pontjai. Közreadja a Könyvtári és Szakirodalmi Tájékoztatási Szabványosítási Bizottság. Kiadja az Országos Széchényi Könyvtár (Budapest). A jóváhagyás időpontja: 2005. június. A szabvány letölthető a Könyvtári Intézet honlapjáról: http://www.ki.oszk.hu/szabalyzatok/foldrajzinevek_ksz5.pdf.

Eszerint:

"[...] azIFLA [International Federation

of Library Associations] Katalogizálási

Szakértők 1. Tanácskozása által elfogadott tervezet a besorolási rekordok [jelen anyagban azonosító leírás] entitásai-ról a következőket állapítja meg: A besorolási rekordoknak [azonosító leírásnak] szabványos formában kell közölniük legalább a személyek, családok, testületek neveit és a tárgyszavakat. A művek tárgyául szolgáló entitás lehet: mű, kifejezési forma, megjelenési forma, példány, személy, család, testület, fogalom, objektum, esemény, hely.”

a) a

levéltári leíró rendszerben leírási egységet képező szervezet/testület, személy vagy család leírásához;

b) elérési

pontok kialakításának és használatának szabályozásához a levéltári leírásokban;

c) Az

iratképzők közötti összefüggések, valamint az iratképzőket az általuk keletkeztetett iratokhoz és/vagy a róluk szóló vagy tőlük származó egyéb forrásokhoz fűző kapcsolatok dokumentálásához,

1.3 Az

iratképzők leírása a levéltárosok egyik legfontosabb tevékenysége, függetlenül attól, hogy az manuális vagy számítógépes rendszerben történik. A leírás az iratok keletkezésével és használatával összefüggő ismeretek teljes és folyamatosan karbantartott dokumentációját igényli, különös tekintettel az anyagok és iratok provenienciájára.

1.4 E

szabvány társszabványa, az ISAD(G), Az Általános Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa, lehetőséget nyújt arra, hogy a leírt anyag kontextusára vonatkozó információk bármely leírási szinten az anyag leírásába épüljenek be. Ugyanakkor azt is lehetővé teszi, hogy a kontextusra vonatkozó információkat ettől függetlenül rögzítsük és tartsuk karban, majd az így kezelt kontextus-információt kapcsoljuk a levéltári anyag és az iratok további információs elemekből összeállított leírásához.

1.5 Számos

érv szól amellett, hogy a kontextuális információk önállóan történő leírása és karbantartása alapvető jelentőségű.

Ez ugyanis lehetővé teszi, hogy az iratképző leírását és az iratok kontextusára vonatkozó információkat összekapcsoljuk egyazon iratképző több iratőrző helyen kezelt iratainak leírásával, valamint az adott iratképzőhöz köthető múzeumi vagy könyvtári tételek leírásaival. E kapcsolatok létrehozása hatékonyabbá teszi az iratok kezelését és megkönnyíti a kutatást.

1.6 Ha

ugyanazon iratképző által keletkeztetett iratokat több iratőrző is őriz, akkor szabványosított forma alkalmazásával sokkal egyszerűbb a kontextuális információk