Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Középfok (1952-1953)

5. Fára József: A magyar iratselejtezés

— lo cL/ A vizsgálat, az értékelés módja és ez ehhez szükséges segédletek

. A rendelet az iratok értékelésének szempontjait megállapítván rátér az iratselejtezés másik fontos elvi kérdésére: miként kell az iratokat megvizsgálni, elbírálni, Vájjon csak ügyet értékeljünk-e és az ügyön belül az egyes iratokat ne vizsgáljuk meg, avagy az ügyet is egymagában vizsgáljuk és azon belül minden egyes iratot külön-külön is elbírál junk<, A rendelet ez utóbbi mellett foglalt állást és elvként mondja kir a selejtezés alkalmával az iratokat egyenként, tartalmilag kell átvizsgálni, A rendeletnek ez az elvi álláspontja megfelel a levéltári érdekeknek. Számos olyan ügy van, amely érdemi részében tartós megőrzésre méltó, de az ügyben keletkezett iratok között lehetnek olyanok és nem egyszer nagy számban, amelyek az ügy megértéséhez nem szükségesek, adatokat nem tartalmaznak, szóval értéket nem képviselnek, és igy megtartásuk fölöslegesen növelné az iratanyag terjedelmét, Igy pl,: a többletpéldányok, vétivek. tértivevények, vagy az ezekkel azonos elbírálás alá eső iratok, stb. Viszont vannak ügyek, amelyek tartalmuknál fogva nem érdemesek a megtartásra, de az ügyön belül levő iratok között lehetnek olyanok, amelyek a selejtezés elvi szempontjainak megfelelő adatokat tartalmaznak, pl, személyi okmányok, stt). A rendeleta-tKfLejtezés elvi irányításának: az iratok elbírálásának a szabályozása után a selejtesés műveletének végrehajtási módjára ad általános rendelkezéseket, de azoknak részletes szabályozásával nem foglalkozik,. Ezt a részletekig menő szabályozást rábízza levéltári érde kékből a közoktatásügyi miniszterre, szakszempontból az egyes szakminisztereimre, A részletes szabályozás céljából kötelezi az egyes minisztériumokat, hogy a közoktatásügyi minisztériummal egyetértóleg adjanak ki az iratőrzést és selejtezést szabályozó utasítást, ahhoz mellékeljenek jegyzéket, amely jegyzékben részletesen tartoznak felsorolni mindazokat az ügyköröket, amelyek iratainak az őrzési időtartama az általános szabály tol eltér, vagpris, amelyeknek őrzési ideje 5 évnél • több, vagy kevesebb, illetőleg amelyeket állandóan meg kell őrizni, Ezpz utasítás és az ennek mellékletét alkotó jegyzék hivatott az elvi irányításon túlmenően segítséget nyújtani az iratok vizsgálatához és azok értékeléséhez, A selejtezési munkálatoknak ez a két részből összetevődő segédeszköze azokat a gyakorlati útmutatásokat és szabályokat tartalmazza, amelyeknek alapos megismerésével kell a dolgozóknak a selejtezést elvégezniök. Ilyen gyakorlati útmutatás, amit az utasítás ad a selejtezési munkálatok megszervezésének a szabályozása, A 185-ös rendelet értelmében minden szervnél kötelező egy selejtezési felei?a megbízása, aki hivatott a selejtezési munkálatokat megszervezni, irányítani és ellenőrizni,, Ezen túlmenően előírja az utasítás

? hogy a selejtezési felelős munkájának a támogatására a selejtező közületek iratmennyiségére, a dolgozók létszámára való tekintettel, a nagyobb dolgozó létszámú szerveknél bizottságot alakítsanak. Ennek a bizottságnak rendeltetése az,