Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Középfok (1952-1953)

5. Fára József: A magyar iratselejtezés

A magyar iratselejtezés. Az eddigi szakmai előadások ismertették az irat fogalmát, azaz: azt az irásos emléket, amelyet természetes vagy jogi személy meghatározott céllal, rendeltetéssel hoz létre; ismertették azt, hogy az iratokat irattárakban, levéltárakban gyűjtik össze, ott őrzik, kezelik és rendezik azokat. Az iratok sorsát vizsgálva felvetődik a kérdés: hogy ha az iratok betöltötték azt a rendéltetésüket, amelyért azokat létrehozták, azaz: eredeti rendeltetésüket, mi legyen azok sorsa. Vájjon továbbra is megtartassanak-e, Őriztessenek-e és ha igen, síindenik inat megtartás-aék-e, vagy csak egyes iratok és hogy melyek legyenek ezek a megtartandók, tevábbra is megőrzendő iratok. Ez a kérdés az iratok sorsát illetően életbevágóan fontos és nem is mai kérdés, már régóta vajúdik, de különösen élesen vetődik fel a legújabb időkben, főleg az utolsó loo évben, amióta az irattermelés fokozott mértékben^növekedett. Az irástechnikának a gépesítése, a gépi irássokszorositás bevezetése az irattermelés terén, addig el nem képzelt módon növelte és fol^rton növeli az iratok mennyiségét és ezáltal növekedett és állandóan növekszik as iratok elhelyezésével, azok őrzésével, kezelésével járó kérdések megoldásának szükségessége. E kérdés megoldásánál: vájjon megtartsuk-e az iratokat, vagy sem, _, minden iratot megtartsunk-e, vagy csak egyes iratokat, levéltára > szempontból az volna az ideális helyzet, ha minden iratot megtartanánk. De vájjon megvan-e ennek a lehetősége, rendelkezünk-e annyi megfelelően berendezett raktárhelyiséggel, hogy azokban minden iratot a levéltár rendeltetésének megfelelően elhelyezhessünk,ve,a-e annyi szakképzett dolgozónk, hogy elláthassuk a szükséges feladótokat, vájjon egyáltalán szükséges-e minden iratot elképzelhetetlen időkig megőrizni. Ezekre a nemcsak magyar vonatkozásban fennálló, de világviszonylatban is mindenütt felmerülő kérdéseiére egy a felelet: bármennyire fájó is legyen az, meg ^ kell állapi tanunk, hogy az iratoknál-: csak egy részét tudjuk az utókor számára megőrizni, a többit az irattári, levéltári őrizetből ki kell vonnunk, el kell távolitanunk. Közelebbről vizsgálva a kérdést, meg kell állapitanunk, hogyha az összes termelt iratmennyiséget meg akarjuk tartani és azt megfelelően berendezett raktárhelyiségben elhelyezni, ezt csak a raktárhely!-, ségek számának nagymértékű növelésével tudnók lehetővé tenni. Ez azonban as egyre fokozottabb mértékben szaporodó iratanyag mellett elképzelhetetlen és szinte megoldhatatleea, mert abban az ütembenj ahogyan as iratmennyiség szaporodik, a berendezett raktárhelyiségek száma nem ssaporitható. Szükségessé válik tpváhbá, hogy as iratok kezeléséhez a szakszemélyzet létszámát is abban a mértékben növeljük, amilyen mértékben növekszik az iratok mennyisége, E két tényezőhöz hozzá kell számitanunk még az ezekkel járó személyi és dologi kiadások folytonos növekedését, ami a köznek egyre fokozódó eaiyagi megtérhel6etését jelentené. Ezért, mert ezekkel a nehézségekkel megküzdeni nem tudunk, le kell mondanunk annak a lehetőségéről, hogy as összes termelt iratanyagot a jövőnek fenntartsuk és megőrizzük, hanem - bármennyire is fájó le-