Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)

6. Wiszniewski, Franz: Egy üzemi levéltár megszervezése

7M7: P é n z y g Y i osztály mérleg o? 1 - ó p' j á 9^ rí'5 g/-,i.95;8-tói 1940.3.6/19. Ajánlatos minden aktához felül egy rövid tartalmi mutatót csatolni. Ha az egyes iratdarabok rendezőkben maradnak, a megfelelő levéltár technikai megjegyzések a rendező hátlapján tüntetendők fel. Az akták csak durván,osztályonkint rendezendők. Azok az iratok, melyelmek első száma vagy betűje egyezik, együtt rakandók el. Példa: Rendezés osztály-számjel szerint: 1. Igazgatóság 1/1, 1/2, 1/3, 1/4 2. Könyvelés 2/1, 2/2, 2/3

1 2/4 3. Pénzügyi osztály ............. 3/1, 3/2,3/3, 3/4 4. Beszerzés .................... 4/1, 4/2, 4/5, 4/4 5. Eladás 5/1, 5/2, 5/3, 5/4 Rendezés osztály-betűjel szerint: A/ Igazgatóság- A/l, A/2 B/ Könyvelés B/l, B/2 C/ Pénzügyi osztály ............. C/1, G/2 D/ Beszerzés D/l, D/2 E/ Eladás ... E/l, E/2 3. munkamenet,' A/3, A/4 B/3, 3/4 C/3, C/4 D/3, D/4 E/3, E/4 'Az osztályonkint rendezett aktákat időrendi sorrendjüknek megfelelően' rakják össze /1909-1919-1932, stb./ és látják el felirattal,] Minden aktaköteget, minden rendezőt, vagy gyorsfűzőt egyenkint-kell' megszámozni. Az akták futószámot - kapnak, amely a mutatokönyv utolsó bejegyzéséből állapitható meg, 4. munkamenet. A rendezés végrehajtása, a tartalomjegyzékeknek az aktákba történő elhelyezése és a feliratok megirása után következik a mutatókönyvbe való bevezetés, vagyis az akta megkapja végérvényes levéltári számát. Ezt a végérvényes levéltári számot 'pótlólag a növedéki naplóba, is be kell vezetni. A mutatókönyv a vállalati levéltárban állandóan megőrzendő akták összességének pontos jegyzéke,.. Mutatókönyvek-a teljes anyag vagy minden egyes osztály részére külön készülnek. Ha a mutatókonyv a teljes anyagot felöleli, akkor uj bevezetések, vagy kiegészítések részére kielégítő helyet kell szabadon hagyni, AZ egyes osztályok gyarapodásara szabadon hagyandó helyek száma a vállalat nagyságahoz es aktaforgalmához igazodik. Emellett figyelni kell arra, hogy az akták számozása és cime a mutatókönyvbe történt bevezetéssel pontosan egyezz-ék. Különösen fontos a mutatókönyvekei, . menetközben*kiegészíteni. Hasonlóképen jegyzendők fel a mutato-