Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)

3. Varga Endre: Levéltári és irattári rendszerek

áz 1949-ben bevezetett u.n. közigazgatási számrendszer azzal a eélkitűzéssel készült, hogy segítsen a polgári korszak ön oéluvá nőtt bürokráciájának felszámolásában, rendet teremtsen az ügyek, ügykörök és eljárások szinte áttekinthetetlen tömkelegében s egyúttal közelebb vigye a közigazgatást a néphez az által, hogy a közigazgatás addig félelmes útvesztője helyett rendszerezett, világos képet ad mindenki számára

; lehetővé teszi, hogy ki-ki a saját ügyét klEsákmányoló kőzve- titok és kijárok nélkül maga intézhesse;, A rendszer kidolgozói az összes közhivatalok összes elképzelhető ügyeit vagyis az állam és az egyén között elképzelhető minden ftgyet mintegy 3500 alaptipusra vezettek vissza. Ezeket a típusokat, helyesebben az igy alakított ügycsoportokat - még világosabban: tárgyesopor tokát - a tizedes rendszer alapján tovább rendszerezték s igy az államigazgatás összes ügyeit, tárgyuk szerint. 4 számjegyű számmal kifejezhető rendszerbe foglalták, (Pl. 0. alkotmány, közjog, államigazgatás, 1. tudomány, művészet, vallás, 2. igazságügy stb. E főcsoportokon belül 01. államfő. 02,, közjogi szervek, 03. miniszterelnökség, stb., ami megint tovább tagolódik a tizedes rendszer szokott módján.) Ehhez a 4 számjegyű számhoz, mely az azonos ügycsoportokat az ország összes nagyobb irattáraiban azonos számcsoportokba rögzítette, kapcsolódtak azután az egyedi akták számai. Ez a rendszer a kitűzött célhoz képest már lényeges előhaladást jelentett, de voltak hiányai is. Igy osak a minisztériumokban s a nagyobb ügyforgalmu hivatalokban vezették be, alapja nem volt tiszta tizedes rendszerű, mert tulajdonképen 14 főcsoporttal kezdődött stb. Szükségesnek bizonyult tehát a rendszer helyesbítése. A tapasztalt hibák kiküszöbölésével készült az 1952 év elején bevezetett osoportszámos iktatás, amely most már az ország összes közhivatalaiban alkalmazásra került. Ez tiszta tizedes rendszerben, az előbbinél szigorúbb logikával, általában 3 számjegyű számmal foglalja össze az elképzelhető tárgycsoportokat? A számoknak megfelelő főcsoportok és csoportok teljesen függetlenek a miniszteriális reszortoktól^ azok kiválasztásában kizárólag a tárgyi szempont érvényesült.,'A tárgyi szempont alapján alakulnak az alcsoportok is. Azok a hivatalok ugyanis, amelyek nem minden ügyükre találnak a rendszerben meghatározott számokat, az ilyen ügyeíkn»k szintén a tizedes rendszerben, maguk dolgoznak ki alcsoportszámokat, amik azután a rendeletben előirt számok közül a hivatalra legjobban ráillő szám után kaposolódva, fejezik ki az illető hivatalnak bizonyos meghatározott ügykörét. Az alcsoportszámokat a felettes hatóságnak fel kell terjeszteni. A belőlük vagy egyébként nyert tapasztalatok alapján a rendszer még egyszer átdolgozásra fog kerülni s akkor már remélhetőleg végleges alakja is kikristályosodik. Ezek a tiszta tárgyi alapú, tökéletesített irattári rendszerek tehát, ugylátszik korunk irattári rendszerei, amelyek főleg a szocializmus fokát elért államok számára mutatkoznak alkalmasoknak, A szocialista állam jól összefogott államapparátusa,, jól megszervezett, tervszerűen irányított termelése