Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)
1. Wellmann Imre: A levéltár lényege, rendeltetése, feladatai
- > gény irattárosnak, akihez az irat elhelyezésre kerül, ugyancsak főhet a fej©, hogy mitévő legyen vele. Bármiféle követelményeket állítsunk is fel az iratok őrzőhelyét illetően, elefántok elhelyezésére^mégsem lehet berendezve; de az iratok gondozójától sem kívánhatja senki,hogy ilyen "mellékletek" épségben tartásáról gondoskodjék. Szerencsére anionban nem is kell, hogy ilyesmire sor kerüljön. Nem asért, mert az lefánt az irathoz vagy - ha ugy tetszik - az irat az elefánthoz ninse ténylegesen hozzátüzve; ettől még elvileg lehetne melléklet. Nem is az elefánt anyaga vagy természete; állatmivolta zárja ki azt, hogy az Irat tartozéka lehessen. Hanem egyszerűen az, hogy az elefántnak általában nem az a rendeltetése, hogy irat mellett maradjon, nem szokás irat ©ellett őrizni. Az alkirály elefántja is, megérkezése után, nyilvánvalóan bekerült a londoni állatkertbe, s az irattáros számára sem mellékletet, sem problémát nem jelentett már. Az irat s a melléklet fonalán eljutottunk az irattárig. Mi az i rattár ? Nyilvánvalóan az iratok őrzési helye, azoké az iratoké s~"mellékleteid ké, melyek egy-egy hatóság, intézmény, testület, üzem stb. rendszeres működése során jöttek létre. Minden ilyen iratképző szsrv irattárat tart fenn, melyben rendszeresen megőrzi a működésével kapcsolatban keletkezett s szervesen egymáshoz kapcsolódó iratokat, azért, hogy működését, melynek ezek az iratok kísérői, termékei és részei, a segítseg-'-kel zavartalanul tovább folytathassa. Vájjon azt jelenti ez,hogy valamely hatóság, pl. a Belügyminisztérium irattára azokat az iratokat őrzi, melyek a saját irodájában keletkeztek? Nem, a válasz nem ilyen egyszerű, sőt részben tagadó. Egy-egy iratképző szerv irattára elsősorban nem azokat az iratokat őrzi, amelyeket maga, a saját irodájában stb. termelt, hanem másokét, felsőbb, egyenrangú és alsóbbrangu hatóságokét, magánfelekét stb., akik leveleztek vele, akik iratokat intéztek hozzá. Ismerünk olyan irattárakat, amelyek csupa ilyen beérkezett iratból jöttek létre, anélkül, hogy maga az irattárat fenntartó szerv, a saját irásos tevékenységével hozzájárult volna az iratanyag gyarapításához. A Belügyminisztérium irattára is elsősorban az Elnöki fanács hozzá intézett leirataiból, más minisztériumok átirataiból, megyei,városi tanácsok jelentéseiből, magánfelek beadványaiból stb. képződik. Csak másodsorban járulnak ezekhez a kérdéses iratképző szerv, példánk cz?tében a Belügyminisztérium saját működéséből keletkezett iratok, mégpedig nem maguk az emiitett beérkezett iratokra adott válaszok /:«zekét ugyanis a címzettek: megyei, városi tanácsok stb, irattárában kell keresni:/, hanem a belügyminiszteri válaszoknak, elintézéseknek csupán a fogalmazványai.Eszerint az irattárak anyagának általában két lényeges eleme van: beérkezett iratok és elintézés-fogalmazványok. Az előbbiek mindig valamely más természetes vagy jogi személy működéséből jöttek létre és külső formájukat tekintve tisztázatok /skiadványok:/; mellettük esetleg ugyancsak kiadvány- vagy másolat formájában jelentkező mellékletek találhatók. Az utóbbiak /st.i. az elintézés-fogalmazványok:/ pedig az irattárat létrehozó szerv saját működéséből keletkeztek s formájukat tekintve másokhoz intézett iratoknak fogalmazványai, első szövegezései. Az irattáraknak ehhez a két lényeges eleméhez: a be-
