Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)

3. Varga Endre: Levéltári és irattári rendszerek

fontos felső rendelkezésekből, a válasz-felterjesztésekből s az egyenlő rangú vagy alsóbb hatóságokkal való levelezés anyagából. teljesen elválasztva mindezeket a pe rek külön sorozataitól, akkor is, ha a hivatalos levelezés egy-egy perrel a legszorosabb kapcsolatban állott. Ezt a fejletlen levéltári vagy irattári rendszert - most már az utóbbiról is lehet beszélni, mert e centrális hatóságok iratkezelésében a folyó ügyvitel anyaga kezd elválni az ügyvitelhez már nem szükséges, vagy osak alkalmilag szükséges régi iratoktól - általában a XVIII. század folyamán más, fejlettebb iratkezelési módok szőritják ki. Általában a XVIII. század folyamán, mert az áttérés időpontja az egyes európai országokban különböző: ugy látszik, először Brandenburgban, illetőleg Poroszországban következett be a változás, még a XVII. század végén s legutoljára Svédország fogadta be a reformot, már a XIX. század folyamán. A magyar kormányhatóságok regisztraturáiban az uj iratkezelési módok a XVIII.század utolsó évtizedeiben honosodtak meg. Ebben a kezelési eljárásban a korábbi, célszerűtlen, mesterkélt szempontok helyére természetesebb: az iratok tartalmi összefüggése lépett. Ennek megfelelően az ugyanazon ügyre vonatkozó, egymással kapcsolatos iratok (beadványok és fogalmazványok) ezután összefoglalva, együtt - mint ügyirat nyertek elhelyezést sőt a nagy ügyforgalmu hatóságoknál, ahol a teendők sokasaga és különfélesége az ügyvitel finomabb tagolódását, a resszortok elkülönülését idézte elő, az iratok az irattárakban ugyanebben a tagolódásban: ügyosztályok és tárgyi kútfők szerint csoportositva kerültek irattárolásba, amin belül az egyedi ügynek, illetőleg aktának a legkisebb irattári egység, a tétel felel meg. Ebben a kezelésben tehát nemcsak az egy ügyre vonatkozó iratok vonódtak össze, de a hasonló tárgyú iratok is egymás mellé, egy-egy iratcsoportba kerültek. Ezt a tárgyi, kutfős-tételes irattári rendszert (s azzal együtt az iktatást) az alsóbb fokú - megyei és városi - közigazgatásban és a biróságok gyakorlatában Magyarországon II. József honositotta meg, általában 1786-ban, az u.n. "Novus Ordo" bevezetésével kapcsolatban. Igaz, hogy 1790-ben József halála v.tán, ettől a legtöbb helyen ismét eltértek de.a tárgyi szempont előnyomulása a megyei és városi levéltáraknak ekkor nagy lendületet kapott rendezési munkáiban továbbra Is mindenütt tapasztalható s az iktatás, helyesebben az iratoknak előbb a közgyűlési jegyzőkönyvek tételszámai, majd valóságos iktatószámok szerinti rendezése (ügyiratszerü kezelése) a megyék és városok gyakorlatában 1790 után is több helyen-megmarad, vagy hamarosan újra megjelenik. Amilyen hasznos volt azonban a tárgyi szempont érvényesülése az irattárak folyó ügykezelésében, vagy akár az egy-egy hatóság által létrehozott, levéltári anyag rendezésénél, - amit az uj ügykezelés a központi kormányszervek régibb, primitívebb irattárolásu előirataiban is sok helyen maga után vontolyan veszedelmessé vált e módszer alkalmazása az ugyanekkor, L0K-52-9802-FE Varga:Levéltári szakmai tanf.