9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 7. Iratkezelési reformok 1945 után

nyitottak, és abban helyezték el nemcsak a tőle beérkezett leveleket, hanem a válaszlevelek másolati (indigós) példányait is. (A gazdaságossággal, az ügyintézés gyorsaságával és egyszerűsítésével függ össze, hogy fogalmazványokat nem készítettek, hanem a leveleket gépbe diktálták, és a beérkezett levél mellé a válaszlevél egy indigós példányát helyezték.) Az általános tendenciákkal összhangban volt az a fejlődés is, amely a vállalatoknál a központi irattár helyett osztályirattárak kialakításához, tehát az irattározás decentralizálásához vezetett. A levelező partnerek szerinti iratsorozatok könnyebb megtalálása érdekében a doszsziékat vagy más irattárolókat rendszerint betűrendben állították fel. Ez az ún. önmutatós módszer feleslegessé tette az irattári jelek alkalmazását. (Tóth Béla) 7. IRATKEZELÉSI REFORMOK 1945 UTÁN Közigazgatási rendszámos iktatás Abból, a már a 18. század második felében felismert igazságból kiindulva, hogy az iratkezelés nem csak az egyes iratok őrzése, visszakereshetősége, az egyes ügyek intézése szempontjából bír jelentőséggel, de lehetőséget ad a társadalomban végbemenő változások és főleg az intézkedések hatékonyságának az elemzésére, 1945 után, a társadalom átalakítására irányuló nagy tervek (államosítások, tervgazdálkodás bevezetés stb.), hamarosan napirendre került az állami iratkezelés és ezen belül az irattározás egységes szabályozása. Az 1949-ben minden állami szervnél bevezetett, Botár Olivér nevéhez fűződő új iktatási és irattározási rendszer strukturális elven alapult. Lényegében az államapparátus akkori felépítését, illetve az államigazgatásban előforduló ügykörök, ügyfajták, osztályok, alosztályok és csoportok rendszerbe foglalása nyomán négytagú jelzőszámrendszer alkalmazását tette kötelezővé. A fő rendszerezési kategóriák a vonatkozó rendelet értelmében a következőképpen alakultak: a 0.000 jelölést kapták az alkotmány, közjog, államigazgatási ügyek és külügyek, az 1.000 számot kapták a vallási, tudományos és művészeti ügyek, a 2.000 számot kapták az igazságügyek, a 3.000 számot kapták a szociális gondoskodás és az egészségügy, a 3.600 számot kapták a közmunka és középítésügyek, a 4.000 számot kapták az állambiztonság és a honvédelem ügyek,