9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 2. Az irat és az irattan

- kegynyilvánító, - ténymegállapító, tényrögzítő iratokat és - kérelmeket. Az ilyen egyedibb jelleg alapján megkülönböztetett iratokat irattípusoknak is szoktuk nevezni. Az akaratnyilvánító iratok lehetnek parancsoló jellegűek (parancsok, határozatok), rendelkező jellegűek (hirdetmény, végrendelet, törvény, rendelet) és megegyező jellegűek (egyezség, szerződés). Jogbiztosító iratok például a birtok adománylevelek, a bizonyítványok, kinevezések. Kegynyilvánító iratok a cím, rang adományozásáról szóló iratok. Ténymegállapító iratoknak tekintjük a jegyzőkönyveket, jelentéseket, a leltárakat, a nyilvántartásokat, az öszszeírásokat, a statisztikákat, a térképeket, a tervrajzokat. Kérelmek például a feliratok, a fellebbezések, a panaszok. (ad 4.) Fejlődéstörténeti szempontból szoktunk beszélni az iratok egy-egy korszakban tömegessé váló fajtái alapján oklevelekről, ügyiratokról (aktákról), levelekről, géppel írt és géppel olvasható iratokról. Az akta, vagy ügyirat magában foglalja az érdemi intézkedésnek az előkészítését és magát az érdemi intézkedést is. Több részből áll: belső, az ügy mibenlétét, előzményeit röviden ismertető feljegyzésből, a pro domoból, az ügyben érdekelt tisztviselők véleményét tartalmazó feljegyzésből, az ügyféllel, társintézménnyel folytatott tárgyalásokról készített feljegyzésekből, az elintézés tervezetéből és az intézkedésből (amely utóbbi kettő gyakran egybeesik). Az aktában tehát együtt találhatók az egy ügyre vonatkozó belső használatú iratok, a beérkezett levelek, a kimenő levelek fogalmazványai. Az oklevél és az akta tehát szinte feltételezi egymást, de amíg az 1526 előtti időből Magyarországon szinte csak oklevelek maradtak, az 1526 utáni időben viszont - az ügyintézés, ügykezelés átalakulása következtében is - egyre tömegesebben maradtak fenn akták az akkor létrejött nagy kormányszervek irattáraiban, a Mohács utáni kort ezért - levéltári szempontból - az akták korának is nevezzük. A levél egyszerű írásbeli közlés, amely a címzettnek valamit hírül ad, általában a magánjellegű, a küldő és a címzett közötti személyes kapcsolat írásos lecsapódása. Ugyanakkor a levelek és az akták között nem húzható éles határ, mivel személyes hangvételű levelek is érinthetnek hivatalos ügyeket (lásd az egyes miniszterelnökök félhivatalos levelezését). Másrészt átvitt értelemben a különböző szervek közötti írásos kapcsolattartást is levelezésnek ne-