9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 11. Az irattári munka

az iratokat a kézi irattárban évek, tételszámok, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében kell tárolni. így például egy kiválasztott vállalat valamely szervezeti egységének 1996. évi ügyiratai esetében az alábbi csoportosítás szerint: 101. tételszám: 3,7,18,36,37,45 iktatószám 105. tételszám 1,5,14,27,32,40 iktatószám 176. tételszám 10,25,50 iktatószám 210. tételszám 6,13,31,35,44,48 iktatószám 222. tételszám 8,11,15,46 iktatószám Gyorsabban visszakereshető és egyszerűbb módszer, ha az iratokat évenként és csupán növekvő iktatószámok szerinti sorrendben rakjuk le, hisz ilyenkor elég csupán az iktatószám ismerete. így bejövő levél esetén az iktatószám mint hivatkozási szám jelentkezik, melynek alapján az előzményirat gyorsan megtalálható, nem kell az iktatókönyvet kézbe venni a tételszám megállapításához. Hátránya ennek az irattárolási módszernek az, hogy a központi irattárba való iratátadás előtt az iratokat a fentebb említett módon úgyis át kell rendezni. Az önkormányzati iratkezelésben, ahol az iratokat az irattári tervben ágazati betűjellel, ügykörszámmal, selejtezési jellel különböztetik meg egymástól, a kézi irattárban kétféle irattárolás lehetséges. a) ágazati betűjelek szerint, ezen belül ügykörszámok, selejtezési jelek, iktatószámok sorrendjében ágazati betűjel ügykörszám selejtezési jel iktatószám A 01 1 16,42,73 A 01 2 7,9,43,50 A 04 2 10,15,72 A 43 0 105,172 A 61 2 13,71,80 b) ágazati betűjelek szerint, több ügykörszám összekapcsolásával, a selejtezési jelet figyelembe véve ágazati betűjel selejtezési jel ügykörszámok A 2 215-233 A 3 011-445 A 4 116-462 E 2 351-436