9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

- a szerv nevét, címét, - a telefon, telefax számát, - az ügyintéző nevét, - a kiadmányozó nevét, - az ügyirat tárgyát, - a mellékletek számát, - az ügyirat iktatószámát, - a hivatkozási számot (a beküldő fél iktatószámát). A kiadmány iktatószáma megegyezik azzal a számmal, amit az ügyirat az iktatáskor kapott. Az eredeti aláírásra kerülő kiadmányok minden egyes példányát alá kell írni és lebélyegezni a szerv körbélyegzőjével. Az ügyiratok továbbítása A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az ügyiratkezelőnek kell átadni, aki az átvételt az előadói munkanapló megfelelő rovatában kézjegyével igazolja. Az irat elküldése előtt a kezelőnek - ha nem lezárt borítékban kapta a kiadmányt - ellenőriznie kell a címzés, iktatószám, dátum helyességét. Az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányhoz csatolni kell az előírt mellékleteket. Az elvégzett ellenőrzések után az iratkezelő feljegyzi az iratra az elküldés keltét. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítés). A postai feladókönyvbe a közönséges küldeményeket darabszám szerint kell beírni. A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell postázni. A kimenő levelek továbbíthatók a szerv saját kézbesítője útján is. Ilyenkor kézbesítőkönyvet használnak. Előfordulhat, hogy a hivatalos iratot az ügyfélnek személyesen adják át. Ilyenkor elegendő, ha az átvételt a kiadmány irattári példányán igazolják. Irattári kivezetés, irattárba helyezés Az elintézett ügyiratokat, amelyeknek kiadmányait már továbbították, vagy amelyeknek - intézkedés nélkül - irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni, és ezt a tényt az iktatókönyv megfelelő rovatában hónap és nap bejegyzésével jelölni. Az irattári kivezetésnél mindig a postázás napját, illetve az irattározási utasítás keltét kell feltüntetni. A kivezetéssel egyidejűleg az iktatókönyvbe be kell jegyezni az irattári jelet, tételszámot. Az ügyiratok irattárba helyezésének bejegyzése az iktatókönyvbe a nyilvántartási munka befejező mozzanata,